Claves para organizar eventos únicos y memorables

Si buscas planificar un evento único, ya sea social, laboral, comercial, grande, chico, o del tipo que se trate, presta atención a estas listas de verificación, y toma en cuenta estos consejos que te acercarán mucho a la meta.

5 claves para planificar eventos únicos

• No te quedes con lo estándar. piensa diferente. Si vas a aplicar una idea que viste en otro evento y te inspiró, hazlo pero dándole algún toque personal, relacionado a la empresa organizadora, al producto presentado, haz que toda acción se refiera a la organización.

• Conoce bien a los asistentes al evento. Debes saber qué acostumbran hacer y cómo les gusta ser tratados, cuáles son sus preferencias y sus disgustos. Adapta tu organización al público asistente: ña extravagancia y la originalidad pueden ser bien recibidas por algunos grupos y no por otros, pero siempre podrás dar pequeños detalles que maravillen a los asistentes, trabajando de acuerdo a lo que sepas de ellos.

"Si vas a aplicar una idea que viste en otro evento y te inspiró, hazlo pero dándole algún toque personal."

• Elige bien el sitio donde se celebrará el evento. Debe ser de fácil acceso (o brindarlo tú desde un punto de encuentro simple), contar con amplio espacio y servicio de parking si fuera el caso, debe ser confortable, estar bien ambientado y climatizado, y lo suficientemente espacioso para todos los asistentes.

• Propicia un ambiente de participación. En lugar de sillas en estilo auditorio, ponlas en mesas para que los asistentes puedan conversar. Dispón sillones comunes, y facilita también las comunicaciones digitales con conexión wifi abierta y pantallas de exhibición. Haz lo que puedas para facilitar la interacción entre los asistentes.

• No intentes ser el héroe. Lo que define a un gran líder es su capacidad de buscar ayuda cuando la necesita, y de poder contar con una red de trabajadores especializados cada uno en su área Aprende a delegar y a reclutar a los mejores colaboradores para cada parte de tu proyecto de planificación: simplificarás tu vida, al tiempo que tendrás mayor éxito.

3 cosas que nunca debes hacer

Parte muy importante de planificar eventos únicos yace en los errores que suelen cometerse. Asegúrate de verificar que tú tampoco caigas en estas trampas fáciles:

¡No cobres! Si el evento tiene un precio por asistencia (acceso pago), haz que ese monto incluya absolutamente todo lo demás. Si el evento fuera con invitación, el presupuesto debe incluir todos los gastos, como comidas, bebidas, parking de los coches, guardarropas, conectividad, participación en actividades o cualquier otra acción.

No dejes las invitaciones para el último momento. Envíalas unas cuatro semanas antes del evento, más si lo consideras apropiado, y asegúrate de hacer el seguimiento adecuado. En ellas puedes aprovechar a consultar condiciones específicas de cada asistente, como el menú, las facilidades que necesite y demás.