Método para Organizar el Trabajo

Metas diarias, metas específicas

Como en todo lo que respecta a la organización, establecer metas generales y metas específicas puede hacer la diferencia entre el estándar y el éxito. Quizás en tu profesión tengas metas mensuales, como volúmenes de venta, estadísticas analizadas o lo que sea. También puede que esas metas mensuales se desglosen en otras semanales, y éstas en otras diarias. Estas más pequeñas permiten medir el avance y, conocerlas, también te ayudará a ser organizado.

Por decirlo de algún modo, saber qué tienes que hacer esta semana te permitirá elegir y ordenar las tareas de cada día. Y comenzar la jornada sabiendo lo que debes hacer también te ayuda a establecer las prioridades, los tiempos de duración, ir descartando los pendientes, y logrando la meta general paso a paso mucho más fácil que, sin más, llegar a la oficina e ir haciendo labores sin ton ni son.

"Conocer a la perfección qué debes hacer en cada momento te ayudará a mantener el orden y la productividad."

4 pasos para organizar mejor tu trabajo

Cada quien en profesión, rubro, actividad o en lo que sea necesitará aplicar estos consejos ajustándolos a sus labores diarias. Veamos cada sugerencia junto a un ejemplo aplicado, para facilitar la explicación:

1. Establece la meta general, que habitualmente puede ser mensual o por temporada. En el ejemplo: “Aumentar el volumen de ventas en un 10% por mes”, lo que significa vender 100 unidades en total, y crear 10 clientes nuevos en el mes.

2. Divide las tareas en bloques, por ejemplo semanalmente, creando metas específicas y realistas. Ejemplo: "En la semana uno visitar a 10 clientes, en la semana dos visitar otros 10, en la tercera semana coordinar aceptaciones o rechazos de los primeros 10 clientes, en la semana 4 coordinar aceptaciones y rechazos de los segundos 10 clientes nuevos".

3. A continuación, establece las metas diarias para cada semana, nuevamente siendo específico, realista, en base a tus posibilidades y a los recursos disponibles, incluyendo los factores ajenos a tu control. Ejemplo: En las semanas 1 y 2, hacer cinco llamados telefónicos a 5 clientes en las mañanas del lunes y el martes, para coordinar las reuniones a hacer entre el lunes por la tarde y el viernes, visitando dos clientes por día. Dedicar el lunes a la tarde a organizar el material a llevar a las reuniones. Crear la agenda de datos con los potenciales clientes. En las semanas 3 y 4, dedicar lunes y martes a telefonear a los clientes, y coordinar reuniones con los que hayan aceptado, pactando una a dos reuniones por día entre el lunes y el viernes.

4. Luego, al llegar a la oficina o al comenzar el día de trabajo, crear la agenda del día, tan detallada como puedas para saber con precisión qué debes hacer hoy. Nuevamente: hazlo realista, ayúdate de un calendario y un reloj, y no excedas el límite de la posibilidad. Ejemplo: Lunes: 9:30 llamar al cliente 1, 9:45 llamar al cliente 2, y así coordinar llamados en intervalos de 15 a 20 minutos. A las 13 horas tomar la hora de almuerzo. A las 14 crear el informe para la presentación, hasta las 16. A las 16:30 imprimir los informes. A las 17:530 llevar los informes al sector que los encuaderne. A las 18 regresar a casa. A las 19 confirmar la encuadernación o la impresión por teléfono, y así.