Cómo hacer un Inventario

Llevar el control exhaustivo de los artículos es vital, y la buena noticia es que existen diferentes métodos o herramientas para que el inventario esté en orden y sea lo más fiel posible. Quizás muchos crean que es una tarea engorrosa y aburrida, sin embargo, es importante para que tu negocio funcione. Por ello es que las compañías no dudan en cerrar sus puertas uno o dos días al año (o cada seis meses) para realizar una revisión de su mercadería, colocar los datos en una planilla y ver de qué manera se puede llevar mejor la cuenta de lo que se vende y lo que se compra.

Por otra parte, muchos emprendedores se vuelven proveedores de una cadena comercial y necesitan manejar un inventario de la forma más profesional posible. Esto supone también un volumen de compra más considerable, con sus ganancias correspondientes y además, una organización del negocio.

¿Por qué es importante hacer el inventario de un negocio?

Llevar el inventario de un negocio es fundamental para conocer la mercadería que poseemos, pero también hay muchos otros motivos y usos que podemos darle a esta tarea. Por ejemplo, podemos aplicarla en la llamada rotación del inventario. Se trata de una práctica que no todos conocen pero que se hace mucho, por ejemplo, en los supermercados. Cuando un lote de productos tiene una fecha de caducidad cercana (un mes aproximadamente), se opta por colocarlo en oferta o disponerlo en un sitio más visible o accesible por los clientes. De esta manera, se vende más rápido y se evita tener que echarlo a la basura.

"Si recién estás comenzando con tu negocio, no dudes en aplazar algunos días la inauguración si es necesario para hacer el inventario; es fundamental hacer una buena planilla con todo lo que tienes."

Lo mismo puede ocurrir en cualquier negocio, aún con productos que no tengan fecha de caducidad. Por ejemplo, en las tiendas de ropa, si termina la temporada y no se han vendido ciertas prendas, será muy difícil que alguien las compre el siguiente año.

Otro de los beneficios de manejar un inventario de manera eficaz es al momento de recibir un pedido o encargo por parte de un cliente. Supongamos que tienes una distribuidora de elementos para oficina (papeles, bolígrafos, tintas, etc.) y uno de tus mayores consumidores realiza el pedido a comienzos del año. Según tu sistema, debes saber a la perfección (con una diferencia de más o menos 5 unidades) qué es lo que tienes en stock y lo que debes pedir a tus proveedores.

Si la planilla indica que tienes 100 bolígrafos pero cuando vas al lugar donde se almacenan sólo hay 20, tendrás que hacer esperar al cliente hasta conseguir los que te haya solicitado. Lo mismo sucede al revés, si en la planilla informa 30 cajas de sobres pero al llegar al escaparate hay 70, esas 40 de diferencia no serán vendidas.

Tipos de inventario

Existen cuatro tipos diferentes de inventarios que puedes implementar en tu negocio:

1. De capital invertido: Debes colocar en esta planilla el dinero que vas colocando en el negocio y también lo que ingresa, es decir, las compras y las ventas, para determinar las ganancias.

2. De almacenaje: En este caso, el inventario está compuesto por todos los productos que tienes a la venta. Cuando los clientes compran alguno de ellos, se debe descontar la cantidad en la planilla.

3. De servicios: También se puede hacer un inventario con los gastos de la firma relacionados a los servicios adicionales.

4. De riesgo: Son aquellos gastos que se llevan a cabo para el mantenimiento de la empresa, las pérdidas, los accidentes, las mermas, la caducidad o la obsolescencia.

Consejos para hacer un inventario

Para manejar un inventario debes ser organizado y ordenado, en todo sentido. Tanto tú como tus empleados deben saber el valor de “dejar las cosas en su lugar”, y que una vez que termina la venta o la jornada, todo aquello que no se llevó el cliente regrese al sitio donde pertenece.

Otra de las claves  para hacer un inventario es no dejar de lado la fidelidad de los datos. Es por ello que si recién estás comenzando con tu negocio, no debes dudar en aplazar algunos días la inauguración si es necesario; es fundamental hacer una buena planilla con todo lo que tienes. Y si ya tienes un emprendimiento funcionando, puedes aprovechar un fin de semana o un feriado para hacer este trabajo; que sea una tarea divertida o no depende del compromiso y de la voluntad de cada empleado.

Según el escritor José Luis Pulido, en el libro “Gestión de inventarios, el secreto de la rentabilidad”, los tres pasos para hacer un inventario son:

1. Determinar las existencias: Esto significa, saber la cantidad de artículos que tenemos de cada tipo, marca o característica.

2. Controlar los egresos: Puede deberse a una venta o a una pérdida. En el último caso, es necesario trabajar para rotar la mercancía o tener más cuidado en su manejo.