Cómo llevar la contabilidad de un negocio pequeño

Autónomos y PyMES también necesitan llevar un control en la contabilidad. Te explicamos las bases para tener al día todas las cuentas de tu empresa o proyecto comercial.

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Cómo llevar el libro contable

Cuando emprendemos un pequeño proyecto comercial o una empresa pequeña, es imprescindible aprender a llevar la contabilidad. Esto no sólo nos permitirá tener un mayor control de los aspectos contables, sino que también ayuda a ahorrar, aprender a manejar la caja chica, y evitar eventos impositivos ante inspecciones del fisco, que podrás aplicar en un emprendimiento, una PyME o al crear una sociedad anónima.

Se puede llevar la contabilidad de una empresa pequeña fácilmente.

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Llevar la contabilidad de pequeños proyectos te acercará al éxito, con un control total sobre cada acción.

Sistema contable para un negocio pequeño

Una vez dado de alta el negocio en el ente fiscal correspondiente, con todo y su facturación lista, puedes llevar la contabilidad muy fácilmente. Primero es necesario tener un control de todas las ventas del día para conocer los ingresos diarios. Luego, llevar la cuenta de todos los gastos, como compras a proveedores, rentas, consumo de servicios y demás; esto irá en la parte de egresos.

Con ello, podrás hacer un balance al final de cada día o de cada semana, y el último día hábil del mes puedes hacer el balance general entre ingresos y egresos, llevando registro de las facturas o tickets emitidos, para poder contrastarlos fácilmente si fuera de necesidad.

Otros detalles que puedes llevar en la contabilidad de tu negocio es el inventario de productos e insumos. Para ello, puedes seguir el modelo de ingresos y egresos de dinero: anotas la cantidad ingresada (comprada) de cada producto y, en la columna conjunta anotas la cantidad de ese producto que va siendo vendido (también el que estuviera defectuoso). Así, a simple vista puedes saber cuántas unidades te quedan de cada cosa. Nuevamente: un sistema informático facilitaría todo esto, y puedes aprovecharlo por poco dinero, incluso gratis en algunas versiones, siempre respetando los derechos de autor.

También es necesario analizar el control en los servicios que estamos utilizando, tales como los recibos del agua, de la luz, del teléfono, entre otros. Si hay personal a cargo, aunque sea un negocio pequeño, no debemos olvidar contar con las planillas en orden para los pagos correspondientes, al igual que los seguros por accidente.

Por último, dentro de la contabilidad de un negocio, hay que tener siempre a mano dinero para la caja chica en caso de que tengamos que comprar algo de emergencia o de alta prioridad, además de hacer pagos con cheques a los proveedores para no manejar mucho efectivo dentro del local. 

Es necesario llevar la contabilidad de cualquier tipo de negocio y comercio. Hacerlo evitará problemas con las entidades, pero también te permitirá tener el pleno conocimiento de los movimientos, las tendencias y las inversiones necesarias para tu emprendimiento. Si estás interesando en administrar y llevar la contabilidad de un negocio de comidas rápidas, o de cualquier otro tipo de emprendimiento, consulta nuestra sección de Trabajo y Contabilidad para conocer detalles específicos.

¿Por qué llevar la contabilidad de un negocio?

Aunque las leyes de cada país varían, virtualmente todas comparten las determinaciones fiscales. Por eso es necesario llevar la contabilidad de un negocio, pues nos permite seguir el rastro y verificar todas las compras y ventas realizadas, de manera ordenada y legal, y también proyectar a futuro el crecimiento del negocio, así como su categorización a partir de los ingresos e inversiones.

Este punto es de vital importancia, puesto que en la mayoría de los países los comercios se ubican en determinadas categorías a partir de su rubro y nivel de ingresos. Ello determina los impuestos pertinentes, así como las exenciones y beneficios impositivos. Claro, siempre que la corporación o el comercio esté cumpliendo con la ley. ¿Y cómo se demuestra o verifica esto? A partir de su sistema contable.

¿Llevar la contabilidad uno mismo?

Cada empresa o negocio determina su propio sistema contable, a partir de su disponibilidad o de su practicidad. Si bien lo ideal es dejar que la contabilidad quede a cargo de un profesional del tema, podemos llevarla nosotros mismos.

Hay quienes prefieren hacerla en papel, con cuadernos y carpetas, y quienes optan por utilizar un sistema informático, con software especialmente diseñado (por encargo o estandarizado). En el primer caso es conveniente llevar cuadernos independientes para las diversas áreas, o bien categorizar los contenidos en carpetas de colores, bien señaladas. Un sistema informático simplifica todo este procedimiento; puedes hallar uno a tu medida con gran facilidad en Internet, tanto de pago como gratuito.

"El sistema informático permite llevar la contabilidad de una empresa pequeña; puedes encargarlo o descargar versiones gratuitas de Internet."

Aprender cómo llevar la contabilidad de tu emprendimiento o proyecto te ayudará a mantener el control total de los aspectos financiero e impositivo, acercándote al éxito un paso a la vez. ¡Aplica estos consejos y podrás llevar un libro contable fácilmente!

"Llevar la contabilidad de un negocio nos permite verificar todas las compras y ventas realizadas, de manera ordenada y legal."