Método para Organizar el Trabajo

¿Tu lista de pendientes es más alta que tú? Entonces aprende a organizar tus tareas fácilmente, cumpliendo tus metas y brillando por tu productividad.

Método simple para organizar el trabajo. Pasos para organizar tu trabajo. Cómo ser organizado en el trabajo

Toma un apunte o haz un diagrama de tus labores en el orden en que debes cumplirlas, cada día y cada semana,

Cómo Ser Organizado en el Trabajo

Para adelantarnos en las labores, cumplir los objetivos y ser más productivos, no hay nada como aplicar un método para organizar el trabajo. Cada quien tendrá sus propias metodologías, pero todos por igual pueden beneficiarse de estos consejos, que podrás elegir y aplicar a tu gusto, y de acuerdo a tus propias necesidades.

"Conocer a la perfección qué debes hacer en cada momento te ayudará a mantener el orden y la productividad."

Metas diarias, metas específicas

Como en todo lo que respecta a la organización, establecer metas generales y metas específicas puede hacer la diferencia entre el estándar y el éxito. Quizás en tu profesión tengas metas mensuales, como volúmenes de venta, estadísticas analizadas o lo que sea. También puede que esas metas mensuales se desglosen en otras semanales, y éstas en otras diarias. Estas más pequeñas permiten medir el avance y, conocerlas, también te ayudará a ser organizado.

Por decirlo de algún modo, saber qué tienes que hacer esta semana te permitirá elegir y ordenar las tareas de cada día. Y comenzar la jornada sabiendo lo que debes hacer también te ayuda a establecer las prioridades, los tiempos de duración, ir descartando los pendientes, y logrando la meta general paso a paso mucho más fácil que, sin más, llegar a la oficina e ir haciendo labores sin ton ni son.

Técnicas para organizar el trabajo. Tips para organizar las tareas del día.

Divide la información en ficheros de colores, crea recordatorios en el móvil, ajusta estos consejos a tu actividad diaria.

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4 pasos para organizar mejor tu trabajo

Cada quien en profesión, rubro, actividad o en lo que sea necesitará aplicar estos consejos ajustándolos a sus labores diarias. Veamos cada sugerencia junto a un ejemplo aplicado, para facilitar la explicación:

1. Establece la meta general, que habitualmente puede ser mensual o por temporada. En el ejemplo: “Aumentar el volumen de ventas en un 10% por mes”, lo que significa vender 100 unidades en total, y crear 10 clientes nuevos en el mes.

2. Divide las tareas en bloques, por ejemplo semanalmente, creando metas específicas y realistas. Ejemplo: "En la semana uno visitar a 10 clientes, en la semana dos visitar otros 10, en la tercera semana coordinar aceptaciones o rechazos de los primeros 10 clientes, en la semana 4 coordinar aceptaciones y rechazos de los segundos 10 clientes nuevos".

3. A continuación, establece las metas diarias para cada semana, nuevamente siendo específico, realista, en base a tus posibilidades y a los recursos disponibles, incluyendo los factores ajenos a tu control. Ejemplo: En las semanas 1 y 2, hacer cinco llamados telefónicos a 5 clientes en las mañanas del lunes y el martes, para coordinar las reuniones a hacer entre el lunes por la tarde y el viernes, visitando dos clientes por día. Dedicar el lunes a la tarde a organizar el material a llevar a las reuniones. Crear la agenda de datos con los potenciales clientes. En las semanas 3 y 4, dedicar lunes y martes a telefonear a los clientes, y coordinar reuniones con los que hayan aceptado, pactando una a dos reuniones por día entre el lunes y el viernes.

4. Luego, al llegar a la oficina o al comenzar el día de trabajo, crear la agenda del día, tan detallada como puedas para saber con precisión qué debes hacer hoy. Nuevamente: hazlo realista, ayúdate de un calendario y un reloj, y no excedas el límite de la posibilidad. Ejemplo: Lunes: 9:30 llamar al cliente 1, 9:45 llamar al cliente 2, y así coordinar llamados en intervalos de 15 a 20 minutos. A las 13 horas tomar la hora de almuerzo. A las 14 crear el informe para la presentación, hasta las 16. A las 16:30 imprimir los informes. A las 17:530 llevar los informes al sector que los encuaderne. A las 18 regresar a casa. A las 19 confirmar la encuadernación o la impresión por teléfono, y así.

"Establecer metas generales y metas específicas puede hacer la diferencia entre el estándar y el éxito."

Las personas autodenominadas “libres de espíritu”, que hacen las cosas sin planificación, creerán que esta metodología tan estricta es limitante. Pero es todo lo contrario: conocer a la perfección qué debes hacer en cada momento te ayudará a mantener el orden y la productividad, te preparará mejor para cada labor y, además, también creará en ti una metodología de trabajo que en poco tiempo harás sin necesidad de apuntar tu agenda diaria en un papel o en el ordenador.

Sin que lo notes ni lo sufras, habrás aprendido a organizar las tareas de tu trabajo, ser más productivo, y te ayudará a cumplir mejor tus metas, reduciendo el estrés y las posibilidades de fracaso.

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