Cómo Aprovechar las Reuniones de Trabajo

Las reuniones de trabajo pueden ser las que marquen el futuro de tu empleo o de tu negocio. Por ello, es preciso tomarlas de ese modo, todas son importantes, por más de que no se trate de un encuentro con grandes clientes o con una firma extranjera. También pueden realizarse reuniones de trabajo internas entre colegas de la misma empresa o con los empleados.

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Sea la que sea, una reunión de negocios debe servir para mejorar, avanzar, aclarar dudas, informar resultados, cerrar acuerdos, establecer un plan de acción, etc. Sigue estas instrucciones o consejos para que esos encuentros sean lo más provechosos posibles.

7 consejos para aprovechar una reunión laboral

1. Establece el objetivo de la reunión: Enfrenta preguntas tales como de qué se debe hablar, cuáles son las decisiones a tomar, qué se pretende lograr, etc. Si eres la persona que conducirá el encuentro o si tienes un papel de oyente o secundario, debes tener los puntos bien claros antes de ingresar en el recinto u oficina designada. No hay nada menos productivo que ingresar a una reunión de trabajo sin saber para qué se asiste.

"Una reunión de negocios debe servir para mejorar, avanzar, aclarar dudas, informar resultados, cerrar acuerdos, etc."

2. Lleva todo lo necesario: Agenda lápiz y papel, ordenador portátil, informes, calculadora, gráficos, etc. No debes olvidarte ni siquiera del agua o del café. Deja todo preparado. Si vas a otra empresa a reunirte con alguien, es probable que te ofrezcan lo que necesitas, sin embargo, trata de llevar los elementos propios por las dudas.

3. Sé puntual: Los hombres y mujeres que tienen varias reuniones de negocios en un mismo día no pueden perder el tiempo esperando que una de las citas cumpla su horario. Se recomienda siempre estar en la sala de espera o anunciarse con la recepcionista al menos 5 o 10 minutos antes. La ventaja de ser puntuales es que así se puede elegir un lugar en la mesa si es una reunión grupal, además de demostrar interés y no hacer esperar a alguien demasiado ocupado.

4. Acondiciona la sala para la reunión de trabajo: Si eres el encargado de llevarla a cabo, haz que los asistentes se sientan cómodos, desde las sillas a la calefacción, la luz, algo para beber o comer, etc.

5. Mantén una actitud correcta en todo momento: Debes permanecer atento durante toda la reunión, toma notas, pregunta, escucha al interlocutor, escribe los puntos claves o aprovecha para hacer consultas que vayan surgiendo, etc.

6. Desconecta el celular: O bien déjalo en modo vibración. Es realmente poco profesional que suene el teléfono durante un encuentro de trabajo. A su vez, desconcentra al que está hablando y a los que están escuchando, es de mala educación estar escribiendo un mensaje mientras otro expone una idea.

7. Establece tiempos para cada tema: Alguien debe hacer de moderador, o bien tener bien organizado el discurso o los temas a tratar durante la reunión de trabajo, para que el tiempo disponible sea aprovechado lo mejor posible.

"Sé puntual: Los compañeros de trabajo que tienen varias reuniones de negocios en un mismo día no pueden perder el tiempo esperando."