Claves para Tener Reuniones de Trabajo Exitosas

Las reuniones improductivas son peores que una lista de pendientes que llegue hasta el techo. Si tienes la sensación de que en una jornada estuviste de junta en junta y que al final del día no pudiste “sacar nada en limpio o en concreto”, entonces, debes aprender cómo ser más productivo en una reunión laboral.

Reuniones de trabajo exitosas: Antes, durante y después

Podemos dividir en tres estadios a las reuniones de trabajo: antes, durante y después. En cada uno de ellos es posible hacer algo (o varias cosas) para aumentar la productividad.

Antes de las reuniones: No dedicar demasiado tiempo a la preparación de la documentación o de lo que se va a decir. Si, es bueno tener en claro qué es lo que se va a exponer y cuáles son los temas a tratar. Define los puntos más importantes y un esquema para seguir un orden. Utiliza cualquier herramienta que te permita mejorar la experiencia. Invita o haz partícipe sólo a las personas implicadas en el asunto en particular.

"Las reuniones exitosas y productivas son aquellas que nos dicen qué hacer o cómo continuar, nos aportan ideas para mejorar, etc."

Durante las reuniones: Las reuniones de trabajo no deben durar más de una hora si es que queremos que sean productivas. Comienza puntual y no dejes pasar 15 minutos hasta que todos lleguen, así como tampoco las presentaciones o conversaciones que no tienen que ver con la razón por la cuál se han reunido. Es bueno contar con un moderador y también dar voz a los especialistas para que expliquen ciertas cuestiones. Dediquen los últimos 5 o 10 minutos para establecer los pasos a seguir.

Después de las reuniones: Salvo que sea estrictamente necesario, no hay que armar ningún tipo de acta o memorándum. Cada uno sabe lo que tiene que hacer, porque en eso residen las reuniones de trabajo exitosas, que no haya “tarea para el hogar” o para el escritorio.

Claves para lograr reuniones de trabajo productivas

A continuación, podrás enterarte de algunos tips para tener reuniones de trabajo más productivas, con el fin de que tus experiencias en juntas o encuentros valgan realmente la pena y no pierdas tu tan precioso tiempo:

Ten cuidado con las reuniones meramente informativas: Si es para dar una noticia, puedes reunir a todos los empleados, pero estos encuentros no durarán más de diez minutos. Si no es tan importante el tema, envía un correo explicativo para cada trabajador o persona implicada. Las reuniones exitosas y productivas son aquellas que nos dicen qué hacer o cómo continuar, nos aportan ideas para mejorar, etc.

Evita las reuniones los días lunes: El primer día de la semana laboral está cargado de negatividad y caras largas. Esto trae como consecuencia muy poca productividad. Si realmente no es necesario, no sea una fecha importante o haya ocurrido algo que valga la pena llamar a una junta, espera al martes. Lo mismo ocurre los viernes por la tarde, ya que todos estarán pensando en el fin de semana. De martes a jueves, los mejores días para hacer reuniones exitosas.

Finaliza las juntas con un resumen de las acciones a seguir: Cuando se termina la reunión, realiza una revisión con las tareas pendientes y lo que cada uno debe realizar. Este ejercicio nos lleva sólo algunos minutos y es realmente muy bueno. Puede sacar a la luz algunas dudas y acomodar las ideas. A su vez, crea un mayor sentido de responsabilidad, ya que cada empleado deberá indicar qué es lo que tiene que hacer.

Establece bien el propósito de la reunión: La pregunta inicial de la junta debe ser "¿para qué estamos aquí y qué es lo que lograremos?". Así, los asistentes estarán al tanto de lo que ocurre y qué es lo que podrían aportar al encuentro. Traza bien el objetivo, el tono y las acciones a seguir, para que las reuniones de trabajo serán más productivas y haya menos posibilidades de que asistan personas que no sepan por qué han sido convocadas.

Reduce al máximo los tiempos de traslados: Una reunión no tiene por qué hacerse en una oficina donde todos los integrantes se hagan presentes. Gracias a la tecnología, podemos reunirnos con personas de otras ciudades o países, a miles de kilómetros de nuestra empresa, sin problemas. Si trasladarse hasta la reunión conlleva más de 30 minutos, que se haga por video conferencia. Esto evitará los retrasos, la pérdida de tiempo, los minutos “muertos”, etc., y nos ayudará a organizar mejor la jornada, pudiendo colocar más juntas en la misma cantidad de horas.