Cómo ser una Secretaria Eficiente

¿Qué Implica ser una Secretaria Eficiente?

Si bien siempre se relaciona a la profesión de secretaria con el trabajo de una mujer, lo cierto es que los hombres también pueden hacerlo sin problemas. En cualquiera de los casos, es posible ser una secretaria eficiente y cumplir con cada uno de los encargos del jefe en tiempo y forma.

La palabra “secretaria” deriva del latín “secretarius” y quiere decir: persona que se hace depositaria de un secreto. Si esto lo aplicamos a la actualidad, podría entonces significar un individuo que se hace cargo de cosas importantes de otra persona, como ser llevar un control de las reuniones, tener a disposición teléfonos o correos electrónicos para comunicarse con colegas y clientes, atender los llamados o mensajes, etc.

Una secretaria es un nexo entre el jefe y todo lo que le ocurre, ya que no sólo se encarga de cuestiones profesionales (juntas, congresos, reuniones, proveedores, pagos, etc.) sino también personales (turnos con el médico, reuniones en la escuela de los niños, etc.). Entonces, como bien decía la palabra en latín, un secretario/a sabe detalles de la vida del empleador para hacer su trabajo.

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© Depositphotos.com/Goodluz

Imagen 1. Una buena secretaria trabaja con el jefe delimitando la agenda.

¿Cuáles son las tareas de una secretaria?

Las responsabilidades y obligaciones de una secretaria son:

- Recibir, redactar, clasificar y archivar los mensajes o correspondencia del jefe
- Atender llamadas telefónicas, sabiendo manejar sin problemas la tecnología o sistema utilizado
- Llevar adelante una agenda, administrar y planificar los horarios del jefe
- Custodiar y ordenar los papeles y carpetas de la oficina
- Coordinar pagos
- Informar sobre problemas, reclamos y quejas
- Algunas también se encargan de hacer café y servirlo en una reunión

¿Cómo ser una secretaria eficiente?

Cuando una persona asiste a una entrevista de trabajo para el puesto de secretaria, además de la experiencia en el puesto, los empleadores suelen buscar otras cualidades. Como parte de los requisitos para ser una secretaria eficiente, podemos destacar; ser proactiva, seria, generar confianza, tener buen trato hacia los compañeros y clientes, tener personalidad, contar con habilidades para comunicarse y relacionarse con los demás, vestir adecuadamente, poseer una alta autoestima, ser servicial y paciente, capacitarse continuamente, mantener una actitud positiva, ser ordenada y organizada, tener disponibilidad horaria y conocer al menos lo básico en herramientas informáticas.

También se pide a una buena secretaria ser dedicada, estar bien enfocada y concentrada en sus tareas, aprender ciertas cosas de memoria (números de teléfono, internos, nombres, fechas), contar con una buena gramática y ortografía para redactar y expresarse bien, entre otras.

4 claves para ser una buena secretaria

Si quieres convertirte en una buena secretaria, cumplir con todas tus tareas y no olvidarte de nada, no dudes en seguir estos pasos:

1. Llega siempre a tiempo: La secretaria debe ser la primera en llegar (en lo posible) porque es la que se encarga de ordenar y organizar la jornada. Si vas a llegar tarde, avisa a tu jefe la razón de tu demora. La idea es que cuando el empleador llegue a la oficina, tú ya estés en tu puesto trabajando o aguardando sus directivas para el día. Llegar tarde no es sinónimo de compromiso ni de dedicación.

2. Responde preguntas a tiempo: Así como un boy scout, debes estar siempre lista para resolver los problemas de tu jefe. En caso de que él te pida información sobre un cliente, una reunión o una cuestión en particular, debes adelantarte y preparar los datos correspondientes. Tal vez te conviene armar aunque sea un “ayuda memoria” de los clientes o colegas. No olvides mantenerte al tanto de lo que ocurre en la empresa para saber cómo ayudarlo en cada situación.

3. Conoce los horarios de tu jefe: Si es una persona desorganizada u olvidadiza, es vital que aprendas a ser una secretaria eficiente, ya que de esta manera depositará toda su confianza en ti y no puedes fallarle. Para ello, analiza bien la agenda diaria y avísale a primera hora de todas las tareas que debe hacer, sean dentro de la oficina como fuera y después de hora (las secretarias también conciertan citas en el médico o hasta reservan un hotel para que el jefe cene con su esposa).

4. Atiende siempre las llamadas: Otro de los pasos para ser una buena secretaria. Si alguien muy importante se está comunicando, no puedes hacerlo esperar. Arma un saludo fijo o estándar para atender. Por ejemplo, Buenos días/tardes, oficina de (nombre del jefe), habla su secretaria, ¿en qué puedo ayudarle?. Mientras estés hablando, no olvides mantener una buena sonrisa, así tu voz sonará más amena y servicial. Trata de ser amable y solucionar el problema o tema por el cuál esa persona llamó.

Recuerda que para ser una secretaria eficiente debes cumplir con estos pasos y al mismo tiempo, tratar de dar un paso más, es decir, estar preparada para lo que puede ocurrir, eso es algo que los jefes o directivos valoran mucho y se llama proactividad.

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