Cómo priorizar tareas

¿Tienes muchas tareas y no sabes por dónde empezar?

Hay veces en que eres eficiente y productivo y no tienes problemas para sacar las cosas adelante. Otras veces estás tan saturado de tareas, o simplemente cansado que, aunque sepas cuáles son tus prioridades, qué es lo más importante, te cuesta ponerte en marcha. Todo normal. Pero también puede haber ocasiones en las que no solo tienes mucho que hacer, sino que ni siquiera eres capaz de priorizar, todo te parece igual de importante y estás totalmente bloqueado.

Una de las cosas que puedes hacer en situaciones de este tipo es preguntarte: "Si sólo pudiera hacer una cosa hoy, ¿cuál elegiría?". Es una pregunta muy efectiva, pero si aun así no eres capaz de decidirte o de ver por dónde empezar, hay 3 consejos que puedes tener en cuenta:

1. Empieza por lo urgente e importante

En el artículo "Cómo aprovechar mejor el tiempo en el trabajo" vimos la técnica de los cuatro cuadrantes (del libro "Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas" de Stephen Covey), que consiste en dividir tus tareas en:

- Importantes y urgentes
- Importantes no urgentes
- Urgentes no importantes
- No importantes no urgentes.

El grupo fundamental es el segundo, porque si eres capaz de hacerte cargo de las cosas que son importantes antes de que sean urgentes, no te sentirás agobiado.

Pero en este caso en que ya lo estás, lo tuyo es empezar por el 1º cuadrante, por todo aquello que sea importante y urgente. Así, luego te podrás centrar en el resto. La cuestión es empezar para salir del bloqueo.

Otra de las dudas que te pueden surgir en este punto es qué es lo verdaderamente importante, sobre todo cuando hay otras personas involucradas. Recuerda entonces lo primordial: hacer lo que tú de verdad quieres hacer, no aquello a lo que te sientes obligado para complacer a los demás. ¿Qué es lo verdaderamente importante? Lo que es importante para ti, coincida o no con lo que quieran los demás (sí, sabemos, no es nada fácil...)

2. Empieza por lo que genere mejores resultados

Por ejemplo, si tienes tu propio negocio, ¿qué acción supondría un mayor beneficio para tu negocio ahora mismo? ¿Actualizar las redes sociales, contactar con antiguos clientes para ofrecerles algo nuevo, leer blogs de competidores? Ya sabes la respuesta, empieza por ahí.

Eres un profesional, ¿qué actividad te va a reportar más o mejores resultados ahora mismo?. Recuerda la ley de Pareto: el 80% de tus resultados vienen determinados por el 20% de tus acciones. Céntrate en esas acciones. Y no salgas con excusas, ya sabes cuáles son, normalmente las que vas posponiendo...

3. Haz una lista de tareas para ir descartando

A veces necesitas algo visual porque pensando ya no llegas más lejos. Entonces, puedes probar esto: apunta cada tarea que tengas que hacer en un papel y ponlos todos delante de ti. Toma dos y decide cuál de ellos es más importante ahora mismo, y repite el proceso hasta que hayas descartado la mayoría. La cuestión es hacer algo que te saque del bloqueo.

Una vez que tengas claras tus prioridades te será más fácil empezar y salir de dicho bloqueo. Así que elige una de las técnicas, la que mejor se adapte ahora mismo a tus circunstancias y ponte en marcha.

La Dra. Aida Baida Gil, coach certificada y  fundadora de www.coachdelaprofesional.com se dedica a ayudar a las mujeres profesionales y emprendedoras que se sienten estancadas o insatisfechas y que están listas para avanzar profesionalmente, conseguir más clientes, más ingresos y más libertad. Si buscas claridad, motivación, acción y resultados, escucha su audio gratis "5 Pasos para que tu Negocio Despegue en 6 meses o menos" en http://bit.ly/1bD6PN1

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