Cómo Escribir Cartas Profesionales

Cómo Redactar Cartas Profesionales

Puede que no sepamos cómo redactar cartas profesionales, sin embargo, es preciso tener en cuenta que aunque el contenido sea diferente, el formato es similar. Ya que no se trata de una comunicación directa, es preciso explicar bien en detalle (sin exagerar) lo que deseamos expresar y también recordar que una vez enviada, no podemos rectificarnos. Por ello es necesario releerla al menos una vez antes de cerrar el sobre.

Aprende todos los pasos para escribir cartas profesionales de manera correcta.

Tipos de cartas profesionales

Existen diferentes tipos de cartas profesionales, las cuales debemos aprender a redactar para quedar bien, y a su vez, conseguir nuestro cometido.

Algunas de ellas son:

- Cartas de presentación
- Cartas profesionales de referencia
- Cartas de solicitud
- Carta de recomendación
- Carta comercial
- Carta de agradecimiento
- Carta de despido
- Carta documento
- Carta de invitación
- Carta de contrato
- Carta de oficio
- Carta de patrocinio
- Carta de denuncia
- Carta de compromiso

Tips para la redacción de cartas profesionales. Aprender a escribir cartas formales. Estructura de una carta profesional

© Depositphotos.com/Tatyana

Imagen 1. Ser conciso y simple es fundamental a la hora de redactar cartas profesionales

Claves para escribir cartas profesionales

A la hora de redactar una carta profesional, el orden es fundamental, ya que de esa manera será más sencillo de leer y comprender, evitando malos entendidos. No podemos colocar cualquier palabra que se nos venga a la mente. Una buena idea es tener un modelo donde tachar lo que creemos que no está correcto.

La estructura de una carta profesional es la siguiente:

  • Fecha y lugar
  • Encabezado (a quién va dirigida)
  • Introducción y cuerpo (el asunto a tratar)
  • Despedida
  • PD (si fuera necesario aclarar algo)
  • Firma

El contenido de las cartas profesionales dependerá del tema que queramos comunicar. Las cartas privadas se suelen escribir a mano y las comerciales con el ordenador.

En cuánto a la despedida, debe estar relacionada con el encabezado. Esto quiere decir que si has tratado de Señor al destinatario al principio y de “usted” durante toda la carta, no puedes luego enviarle un gran abrazo como si fuera un amigo.

La sencillez y la claridad son dos características que no deben faltar al redactar cartas profesionales, no importa la razón por la cuál la enviamos. También es importante la determinación del fin propuesto y precisión en los conceptos.

Cómo escribir una carta profesional en 7 pasos

Si quieres tener éxito al redactar una carta profesional, es preciso que sigas una estructura específica y, como se dice popularmente, “respetes las formas”. Puedes buscar distintos ejemplos de cartas que hayas recibido antes. Si tienes inconvenientes para escribir o siempre tienes que comunicar las mismas cuestiones, puedes armar una carta standard y luego cambiar algunos datos específicos como la fecha y el destinatario.

Presta atención a los siguientes pasos para escribir una carta profesional:

1. En la parte superior de la hoja se coloca el bloque de direcciones, donde se puede ver la dirección del remitente (en el caso de que tengas hojas membretadas esto no será necesario). Toda la información de contacto debe estar allí: nombre de la empresa, dirección, correo electrónico, teléfono, sitio web, etc. Algunas compañías optan por colocar estos datos en el pie de la hoja.

2. En el margen derecho de la hoja escribe el lugar y la fecha en la que estás redactando. El formato correcto debe ser: Ciudad y país, día (en número), mes (en letras) y año (en números). Algunas personas añaden también el día de la semana, pero esto no es necesario.

3. Ahora, debes dejar un espacio y escribir en el margen izquierdo. Allí se añaden todos los datos del destinatario, es decir, el nombre (puede ser de una persona, una empresa o una organización). Si es para una persona en particular, se añade el prefijo Sr. o Sra. (también puede ser Dr. o Dra.) En la siguiente línea se escribe la dirección completa, el código postal, la ciudad, el país. En el caso de que no tengamos esta información o no sabemos quién leerá la carta, debemos colocar “A quién corresponda”, o “a quién pueda interesar”.

4. Deja un espacio y comienza a escribir el saludo. "Estimado/a" es una buena manera de comenzar a redactar cartas profesionales. No olvidar el “Sr” y luego el apellido de la persona.

5. Deja otra línea y escribe el cuerpo de la carta, sin colocar sangría. Que sea concisa, siempre tratando de expresar de la mejor manera lo que deseas, y sin perder el respeto o las formas. Trata de que no se extienda muchas líneas.

6. Una vez que hayas terminado de escribir el texto, es momento de la despedida. El último párrafo es de cierre y puedes usar un “Aguardo su respuesta”, “Quedo a la espera de su respuesta”, “Saluda a usted atentamente”, o “Atentamente” (se puede resumir a Atte.).

7. Deja dos espacios y en el margen derecho escribe tu nombre, debajo el cargo o la empresa donde trabajas. Una vez que imprimas la carta, encima de tu nombre firma con bolígrafo. Puedes dejar la firma también armada usando un lápiz electrónico, y te servirá para otras cartas.

Ahora que ya has aprendido a redactar cartas profesionales, empieza a conseguir aquello que quieres o comunicarte correctamente en el mundo de los negocios.

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