Mejorar la eficiencia con el uso de la agenda

Ventajas del uso de la agenda

Es liberador apuntar todo aquello que tiene una fecha y hora determinada. Tan pronto como queda plasmado allí nos sale un suspiro, "ahora sé que no se me olvidará y no quedaré mal con el cliente, compañero, jefe, proveedor, etc.". ¿Para qué preocuparnos de olvidar algo?. ¿O para qué fiarnos de nuestra memoria y tener que estar pendientes de no olvidarlo?

Aquí la autodisciplina es fundamental. Para que el sistema funcione con eficiencia es imprescindible que vayamos apuntando todo a medida que surge, y también que consultemos la agenda con frecuencia, al menos al llegar al trabajo, al volver de comer y antes de salir del trabajo. Aunque lo ideal es chequearla más a menudo por si ha surgido algo nuevo, o nos hemos olvidado de algo.

"Para que el sistema funcione con eficiencia es imprescindible que vayamos apuntando todo a medida que surge."

Elementos auxiliares de una agenda

Ya sean de plástico para carpetas de papel, las de Outlook o en la nube de tu proveedor de correo electrónico (para documentos recibidos por email), las agendas son imprescindibles para la organización del trabajo, tal como explicamos en el artículo "Cómo organizar el trabajo y ser más eficientes".

Te ayudará tener varias bandejas con rotulos y apiladas, para colocar las carpetas según si se trata de un tema profesional o personal; si es algo importante, para hacer en el día, urgente, menos urgente, para archivar, etc. También es necesario un buen sistema de archivo, tanto virtual como físico.

Una libreta donde apuntarlo todo

Además de la agenda, son múltiples las ventajas de una libreta, y llevarla siempre es imprescindible para ganar en eficiencia. Ten siempre contigo una pequeña libreta y un bolígrafo, porque las personas tendemos a olvidar las cosas, especialmente si nuestro trabajo mueve mucha información.

Escribir todo lo que tenemos que hacer, pedir, llamar, incluso las ideas que se nos ocurren, nos resta estrés porque ya no tenemos que estar tratando de no olvidarlo. Si después pasamos la información a la agenda poniendo fechas a las tareas, estaremos ayudando a la organización del trabajo.