Cómo Gestionar los Viajes de Negocios
Los viajes para los empleados pueden consumir gran parte del presupuesto de una empresa, por eso aquí te contamos algunos trucos para gestionarlos y lograr importantes ahorros.
Al comenzar el año, define un presupuesto para pagar hoteles, pasajes, estadías, etc., y también los gastos que corresponderán a la empresa .
Tips para Organizar los Viajes de Trabajo
En este mundo actual, miles de ejecutivos y empresarios pasan más tiempo en un avión o aeropuerto que en su propia casa. Es que los viajes de negocios "consumen" demasiados días en un calendario. Sin dudas, estos desplazamientos generan un gran coste a las empresas, que si bien se pueden amortizar con un negocio bien concretado o nuevos clientes en el extranjero, siempre son motivo de disgusto.
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Existen varios trucos o secretos para que se puedan gestionar mejor estas salidas y reducir los gastos en los viajes de los empleados:
6 claves para gestionar viajes de negocios
1. Desarrolla una política corporativa de viajes: Establezcan en la empresa normas para viajar y haz que las conozcan todos los empleados, sobre todo los que deben trasladarse con frecuencia. Al comenzar el año, por ejemplo, determinen un presupuesto para pagar hoteles, pasajes, estadías, etc., así como también cuáles son los gastos que la empresa debe hacerse cargo y cuáles no.
"Establezcan en la empresa normas para viajar y haz que las conozcan todos los empleados, sobre todo los que deben trasladarse con frecuencia."
Si la persona que suele viajar tendrá "tiempos muertos" entre reuniones o hasta que salga el avión, puede aprovechar para trabajar en otra cosa.
2. Adquiere tickets aéreos con anticipación: Si ya sabemos que dentro de tres meses debemos ir a una convención en Estambul, por ejemplo, no debemos esperar hasta el último momento para comprar el pasaje, ya que las reservas anticipadas tienen un costo menor. Es preferible dejar esa diferencia para los viajes que no son programados, de urgencia o imprevistos.
3. Establece acuerdos con una aerolínea (o grupo): Existen muy buenas promociones para los viajeros frecuentes y además, las empresas pueden contratar un servicio especial con tarifas preferenciales y beneficios adicionales. Cada compañía aérea tiene su política, averigua en relación a los destinos más frecuentes.
4. Asóciate a una agencia de viajes: Esta es una estrategia interesante, porque gestionar convenios con estas firmas puede hacer ahorrar bastante dinero. El rol de las agencias es hacer que el viajero no tenga que preocuparse por nada y además, ofrecen los mejores precios o promociones.
5. Realiza una investigación de viaje: Esto puede ser vital para poder gastar menos. Por ejemplo, rentar una habitación por horas (por el tiempo que se necesite para tomar un descanso, bañarse y cambiarse) es una tendencia en las principales ciudades del mundo.
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"Rentar una habitación por horas (por el tiempo que se necesite para tomar un descanso, bañarse y cambiarse) es una buena opción para ahorrar en los viajes de negocios."
6. Aprovecha el viaje para más de una actividad: Si la persona que suele viajar tendrá "tiempos muertos" entre reuniones o hasta que salga el avión, puede aprovechar para trabajar en otra cosa, desde preparar un informe o averiguar precios de materiales en sitios cercanos. Otra buena idea es concretar reuniones con varios clientes en la misma ciudad o en otras que puedan conectarse con un viaje en tren, autobús o avión. Esto es para los casos en los que se viaja a lugares lejanos, por ejemplo. Así, el coste de los pasajes de ida y vuelta se amortizará aún más.
Sigue estos tips para organizar los viajes de trabajo y ahorrar todo lo que puedas en estos traslados, sin resignar comodidad para tus empleados.
