Cuando tienes muchas actividades, diseñar una tabla con prioridades es fundamental
Tabla para organizar las actividades del día
Desde que sales de la cama y hasta que vuelves a meterte entre las sábanas, cada día está repleto de actividades, tareas, trámites y pendientes. Es fundamental tener una buena planificación diaria para que la jornada sea rendidora y productiva, estableciendo un orden en los pasos a dar para ir en avance en cada proyecto, y evitando las distracciones y los actos superfluos que sólo roban tu tiempo y energía.
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Cómo organizar cada día, según las prioridades
Lo primero es definir, con certeza, qué tareas son importantes, y cuáles no lo son y pueden bien ser evitadas, o realizadas en futuras jornadas. Luego, de entre las tareas importantes debemos definir cuáles son las urgentes: las que debes realizar hoy sin condiciones, las que ocuparán el primer lugar en tu lista. El orden de las tareas es simple de adivinar: primero lo urgente, luego lo importante, y por último lo regular.
Pero no es tan simple como eso. A veces las tareas urgentes necesitan realizarse en un momento específico, y debes aprender a combinarlas con las importantes. Por ejemplo: hoy vence la fecha de pago del crédito de la hipoteca, y debes pagarlo sin faltas (es un trámite “urgente”). Pero la oficina de recaudación comienza a atender al público a las 9 AM, y tú te has despertado a las 6 AM. En lugar de quedarte a esperar, revisa tu lista de pendientes para saber qué actividades puedes hacer mientras tanto, además de tu rutina de higiene y el desayuno. Ya que has hecho una lista bien completa, sabrás exactamente cuál de tus actos importantes necesita del momento que tienes disponible. Evitarás perder tiempo y llegar tarde, y avanzarás en tu lista de cosas por hacer en el día.
"El orden de las tareas es simple de adivinar: primero lo urgente, luego lo importante, y por último lo regular."
El reloj de las prioridades
Aunque su nombre nos haga pensar en ello, el “reloj de las prioridades” no se basa en los tiempos, sino en el orden de las tareas. Es una tabla que puedes realizar para ordenar tus pendientes del día (o de la semana, del mes, hasta del año) en conjunto con tu lista de planificación más detallada.
Para hacer el reloj de las prioridades, dibuja en un papel amplio un gran círculo, y divídelo con dos líneas perpendiculares o un gran “+” al centro. De este modo obtendrás cuatro cuartos. El superior izquierdo es el cuadrante I, el superior derecho es el cuadrante II, el inferior izquierdo el III, y el inferior derecho el IV.
Debes ir anotando las labores y acciones para cada día de esta manera: en los cuadrantes I y II anota las actividades que consideras “importantes”, y en los cuadrantes III y IV las “no importantes”. Pero luego, sepáralas en estos grupos: en los cuadrantes I y III las tareas “urgentes”, y en los cuadrantes II y IV las “no urgentes”. De este modo, tus tareas quedarán divididas de esta manera:
- Cuadrante I: tareas importantes y urgentes.
- Cuadrante II: Tareas importantes y no urgentes.
- Cuadrante III: Tareas no importantes pero urgentes.
- Cuadrante IV: Tareas no importantes ni urgentes.
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"Dedicar sólo 5 minutos a realizar tu lista te ahorrará mucho tiempo, y lo mejor es que puedes hacerla mientras tomas tu café del desayuno."
¿Atender primero lo urgente o lo importante?
Ya tienes tu lista de actividades del día, apuntando lo que necesitas hacer, los materiales necesarios y todos los detalles que consideras necesarios. Toma tu gráfica del reloj de prioridades, y comienza por lo importante y urgente. Cuando hayas cumplido eso (o mientras tanto, pero priorizando las primeras) puedes hacer las importantes no urgentes. Con estos dos grupos terminados podrás hacer las tareas no importantes pero urgentes, y al final las del cuadrante IV, las no importantes urgentes, sólo si tienes tiempo y energía disponibles.
Dedicar sólo 5 minutos a realizar tu lista te ahorrará mucho tiempo, hasta horas de cada día. Podrás cumplir con todas tus obligaciones de un modo ejemplar, ¡y lo mejor es que puedes crear tus gráficas mientras tomas tu café del desayuno!
