Cualquier evento necesita de una agenda o un proyecto de planificación.
Claves de la agenda de planificación
Cualquier evento necesita de una agenda o un proyecto de planificación. La improvisación puede estar bien para el entretenimiento de un café, pero no para programar un día de actividades, una conferencia, una celebración de cualquier tipo. Por eso, aquí te recordamos las partes que debes incluir en tu agenda, esas ineludibles que debes considerar desde el primer momento en el que comienzas a pensar en el evento, y cuya ausencia normalmente se traduce en fracasos.
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Claves iniciales
Antes de ponerte a penar en el show del entretenimiento o en qué suvenires darás a los presentes, debes considerar las bases mismas de tu evento. Toda buena planificación se inicia con cimientos sólidos, que han de incluir estos puntos:
- Determina la meta, específicamente. Apunta en papel qué quieres lograr con el evento: dar a conocer un producto o servicio, fidelizar a los clientes o proveedores, celebrar el año transcurrido. Cuanto más específica sea tu meta, mejor podrás organizar tus acciones y actividades, además de los tantos otros detalles.
"Antes de ponerte a penar en el show del entretenimiento o en qué suvenires darás a los presentes, debes considerar las bases mismas de tu evento."
- Establece el formato que tendrá el evento. Será lúdico, de team building, en estilo conferencia, social, de exhibición, un taller, una feria; será una comida con mesas y servicio, de tipo buffet, de bandejeo de pie; será elegante, formal, informal, o como hayas decidido, a partir de la meta establecida.
- Establece la lista de invitados cuanto antes. Tómate tu tiempo y corrobora con tu agenda de contactos en el móvil, en papel y en el correo electrónico, verificando no haber olvidado a alguien. Procura conocer a los asistentes, o informarte sobre sus gustos, preferencias y condicionamiento, por ejemplo, si alguien tiene necesidades especiales. Puedes consultar estos detalles al momento de la invitación, junto con el pedido de confirmación de asistencia.
- Establece el presupuesto. A partir de la cantidad de invitados, el formato del evento y demás detalles, como el sitio donde se hará, la comida y bebida y demás, establece un presupuesto necesario. Súmale un 10% a 15%, como fondo de emergencia por si aparece alguna necesidad cerca de la fecha. Debes contar con el dinero (de la empresa, de tu bolsillo, de patrocinadores) desde el primer momento de la planificación.
Otros detalles de tu agenda de planificación
Ya que tengas solucionado lo anterior, es el tiempo de agregar a tu agenda los demás puntos ineludibles para la planificación de un evento exitoso:
- Define el sitio donde se hará el evento. Debe ser de fácil acceso, con espacio suficiente para el parking (y servicio de valet), y con una capacidad adecuada para la cantidad de asistentes y el mobiliario necesario para el formato elegido. Verifica que sea cálido, que puedas ambientarlo y climatizarlo, y haz la reserva cuanto antes, para asegurar el espacio.
- Contrata el servicio de barra, catering y mozos o personal de atención. Estos no pueden faltar, y querrás tenerlo todo solucionado desde siquiera antes de enviar las invitaciones. Incluye aquí todos los demás servicios que se hagan necesarios: pantallas, sonido, luces, entretenimiento, intérpretes, técnicos de sistemas y de conectividad, alojamiento, lo que sea.
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"Al planificar tu evento debes establecer un presupuesto necesario. Súmale un 10% a 15%, como fondo de emergencia por cualquier eventualidad."
- Planifica la decoración, ambientación, souvenires y demás detalles “menores” pero igualmente importantes para la planificación de tu evento. Asegúrate de que el salón esté listo y bien presentado desde horas antes del evento, y que haya pequeños detalles que los asistentes reconozcan como llamativos. Prepara también la folletería, carpetas, etiquetas de nombres, distinciones y todo lo que sea casi anexo a la planificación, pero fundamental para la ejecución de las actividades que tengas organizadas.
