Cómo organizar el trabajo y ser más eficientes
¿Sabías que menos del 2% de la población es capaz de hacer varias tareas a la vez?. Si perteneces al 98% que no puede, aquí van algunas ideas para organizar el trabajo y ser más eficientes.
Consejos para ser más eficiente en el trabajo
La empresa actual nos demanda que seamos "multitarea", sin embargo, esto acaba convirtiéndose en una interminable cadena de interrupciones que nos lleva a una gran pérdida de tiempo, con el consiguiente estrés. Podremos mejorar esto con mayor eficiencia en el trabajo organizando la documentación mediante carpetas. Aquí van unos consejos.
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Haz una sola cosa a la vez
Claro que las prioridades pueden cambiar en cualquier momento, ahí es donde entra tu flexibilidad, esa "sola cosa" tiene que cambiar. Recoge la documentación que tenías sobre la mesa, métela en una subcarpeta (las hay de diferentes colores para distinguirlas), rotúlala con un post-it y déjala en una esquina de tu mesa.
Saca la documentación de la nueva tarea que ahora es más urgente y ponte con ella "a piñón". Claro que si estás trabajando con documentos de Windows o Mac, harás lo mismo: crear una carpeta para el tema con el que estabas, archivar en ella los documentos, apuntar en el bloc de notas o documento de Word las páginas Web con las que estabas trabajando y salvarlo dentro de la carpeta, creando una nueva para la siguiente tarea. Esto te ayudará en tu organización del trabajo.
"Tendremos mayor eficiencia en el trabajo si organizamos la documentación mediante carpetas."
Ser flexible te dará eficiencia
La eficiencia está basada en la flexibilidad con la que cambias de tema, y no en que tengas 7 temas sobre la mesa con el consiguiente revoltijo de documentación. Claro que tendrás que ir combinando los temas para que ninguno se quede sin empezar, pero la eficiencia real está en saber priorizar.
Para priorizar con eficiencia, hay tres cosas que debes tener en cuenta:
- Qué tareas son más importantes
- Qué tareas son más urgentes
- Qué tareas hay con más probabilidades de que te pidan que reportes, ya sea el cliente o tu propia empresa
Organiza el trabajo al terminar tu jornada
Organiza el trabajo a diario dedicando 10 minutos al finalizar tu jornada, así podrás dejar bien archivadas las tareas en carpetas y decidir por dónde empezar al día siguiente. Dedica otros 5 minutos al comenzar la nueva jornada para tener también en cuenta las nuevas tareas que surjan a primera hora.
Ganarás mucho tiempo cada día al no desperdiciarlo en tratar de "encontrarte" entre tu maraña de papeles, pestañas abiertas de páginas Web y prioridades confusas por no usar carpetas.
Te recomendamos seguir estos consejos sobre tu documentación para eliminar el desorden físico y mental, y para conseguir mayor eficiencia en la organización del trabajo. Y no olvides utilizar carpetas y subcarpetas para organizar bien tus tareas. También pedes recurrir a estas 3 reglas para ser más eficiente en el trabajo.
"El éxito es un estado de la mente. Si quieres éxito, comienza pensando en ti mism@ como alguien exitos@." Joyce Brothers
Marta Morón
www.mujerlider.es
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"Dedica 10 minutos al finalizar tu jornada para dejar bien archivadas las tareas en carpetas y decidir por dónde empezar al día siguiente."
Sobre la autora: "Marta Morón, directora de "MujerLider" y www.mujerlider.es, te ayuda a través del Coaching para que te conviertas en una Mujer (u hombre) Líder de tu vida. Si quieres redefinir tu plan de carrera; fortalecer tu liderazgo y tu gestión de personal; incrementar tu productividad y tus resultados; mejorar tu gestión del tiempo y tu conciliación; encontrar salidas a tu situación de tránsito profesional; reforzar tu toma de decisiones; y mejorar tu comunicación; visita ahora www.martamoron.com para recibir más tips gratis."
