Pasos para planificar una subasta silenciosa

Aquí te contamos ideas simples para organizar una subasta silenciosa con todo el éxito.

Bases para organizar la subasta silenciosa

Ya tienes la meta en mente y bien establecida (por ejemplo, necesitas recaudar cierta suma para el viaje de fin de año de tus alumnos o hijos). Ahora deberás conocer a los invitados, sean los demás padres, tus colegas en el trabajo, o los amigos de tus amigos y familiares. Cuanta más gente haya invitada, mejores serán tus chances. Una vez que tengas el estimativo de asistentes, es tiempo de conseguir los premios.

Aquí puedes organizar con los demás padres o encargados del evento, para que cada uno consiga una cierta cantidad de “premios”. Por ejemplo, digamos que es una subasta silenciosa de pasteles y delicias: cada padre y madre aportará dos tartas y dos platos salados para subastar. En el caso de que busques premios distintos puedes solicitarlos a las entidades y empresas de tu ciudad, para que donen a modo de colaboración sus productos y servicios, a cambio de la inclusión de su nombre en las invitaciones, además de mencionarlas oralmente al dar la bienvenida a los asistentes, y cuando hagas las publicaciones comunicando los resultados de la subasta (como en el grupo de Facebook, en los medios locales, o en el boletín informativo de tu trabajo, la entidad a la que representas, u otros).

"En una subasta silenciosa, cada interesado puede escribir en un papel su nombre y el monto que está dispuesto a pagar por el objeto."

Ahora ya tienes el tema, la meta, los “premios” y la modalidad de comunicación. Puedes comenzar a enviar las invitaciones por correo electrónico, colocando volantes en puntos estratégicos, y comunicándolo como prefieras, solicitando la confirmación de asistentes y los detalles de etiqueta, vestimenta u otros que sean meritorios, para procurar una mejor organización.

Para el día de la subasta silenciosa puedes organizar tu hogar, utilizar las instalaciones de la entidad para la que es el dinero (la Iglesia, la escuela, el club) o rentar un espacio donde haya sitio suficiente para todos los asistentes, con o sin asiento, según la temática del evento. Lo mejor es que el espacio tenga dos estancia divididas, de modo que una sea la del sitio de encuentro, y la otra la de exhibición y subasta.

Decoración del lugar para la subasta

En el sitio de encuentro social deberás contar con una bella decoración al tono de la temática, un sistema de sonido suave para acompañar, y un micrófono (en una tarima, si fuera adecuado) para dar la bienvenida a los presentes, recordarles la modalidad de la subasta, y anunciar a los colaboradores que hayan hecho posible el evento. También desde allí anunciarás a los ganadores y harás la despedida de la velada.

Es conveniente contar con colaboradores, también, para ofrecer algunos bocadillos y bebidas, preferentemente con mozos (que bien pueden ser los alumnos para los que se está recaudando el dinero). Según el horario y la asistencia pueden ser bebidas alcohólicas y bocadillos elegantes, o simplemente galletas, sándwiches y jugos o café, a tu elección.

Modalidad de la subasta silenciosa

En la otra habitación o estancia dividida con biombos, para dar algo de privacidad, coloca mesas donde luzcas los “premios” o, si fueran de gran tamaño, alguna fotografía o cartel que indique de qué se trata, lo mismo que puedes hacer para los servicios que se subasten. Coloca frente a cada elemento una pequeña pila de papeles (puede ser un pequeño y económico bloc de hojas) y algunos bolígrafos. También pon frente a cada “premio” una caja cerrada, opaca o cristalina, con una ranura en la parte superior (a modo de urna). Así, cada interesado podrá escribir su nombre y el monto que está dispuesto a pagar por ese objeto.