Sea en un edificio comercial o en casa, asegúrate de que ese espacio que uses como oficina sea sólo para el trabajo
Bases para organizar una oficina
Antes de comenzar a pensar cómo será la papelería cuando estés organizando la oficina, plantéate exactamente cuáles son tus necesidades específicas. Uno de los puntos principales es respecto de la necesidad real de tener una oficina física, es decir, un sitio en el que realices tu trabajo. Por ejemplo, si no recibes a clientes en persona, y trabajas en tiempos libres, la mejor manera de optimizar tu dinero será evitar la renta de una oficina y, en cambio, montar una en casa. Puedes destinar toda una habitación a ello, o siquiera un rincón. Sólo asegúrate de que ese espacio se use sólo para el trabajo, que no te interrumpan mientras estés allí, y trata a tu oficina hogareña del mismo modo en que tratarías a una en un edificio comercial: con horarios, organización, calma y profesionalismo.
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Si recibes clientes, tienes reuniones y demás, y de manera constante, seguramente necesites un espacio físico libre, exclusivo para la labor. Puedes rentar un espacio pequeño que cuente con las necesidades básicas, y que se ubique en un sitio de fácil acceso. También puedes rentar una oficina compartida (por día, mes o semestre, en la mayoría de los casos), y, finalmente, también puedes destinar la primera habitación del hogar, la más próxima a la puerta de ingreso, si vives en un sitio no demasiado remoto y tu línea de trabajo lo permite. Sólo ten en cuenta conservar la imagen que necesitas proyectar: si tu emprendimiento es serio y formal, ciertamente no podrás recibir a tus clientes en una casa desordenada, con niños que gritan y perros que ladran; en este caso la renta de un espacio dará profesionalismo.
Organizando una oficina
Sea que rentes un espacio o que montes una oficina en casa, el primer paso de organización es hacer la lista de lo que necesitas. Un buen modo de hacerlo es usando papel y lápiz (o el ordenador), y crear listas clasificándolas por categoría. Apunta qué muebles necesitas: escritorio, sillas, armario, fichero, todo lo que se te ocurra. Apunta, en otra categoría, qué materiales necesitas: ordenador, impresora, papel, cuadernos, bolígrafos, engrampadora, ¡no dejes nada sin apuntar! Por último, anota qué servicios necesitarás cuando estés organizando la oficina: tarjetas de presentación, espacios publicitarios, página web y demás. Con estas listas creadas, podrás saber qué necesitas comprar, y averiguar precios para lograr un presupuesto antes de salir de casa e ir a comprar tu maletín nuevo.
Contrastar los pecios disponibles en el mercado te ayudará a adquirir solo lo imprescindible, que haga un buen y cómodo funcionamiento de tu oficina. Lo demás podrá venir con el tiempo, solo preocúpate ahora en tener los que absolutamente necesitas para que tu emprendimiento tome vuelo. Crea el presupuesto y mantente en él tanto como puedas, evitando los gastos superfluos e invirtiendo el dinero en mejores destinos, como tener los materiales necesarios y darte a conocer a los nuevos clientes.
"Sea que rentes un espacio o que montes una oficina en casa, el primer paso de organización es hacer la lista de lo que necesitas."
Hay cosas en las que no querrás escatimar. La publicidad debe estar bien dirigida, y puedes aprovechar las redes sociales y las páginas web para atraer nuevos clientes. Esto es mucho más importante, de hecho necesario, para que tu proyecto pueda prosperar. Cuando estés organizando una oficina recuerda que, aunque tengas todos los elementos y materiales y cuentes con un espacio completamente decorado, si no tienes clientes, todo habrá sido en vano.
