Cómo hacer reuniones de trabajo más productivas

Estos son 5 pasos que no debes omitir al preparar una reunión de trabajo para que sea más productiva:

1. Piensa antes de hacer una reunión de trabajo

¿Qué es lo que necesito?. ¿Qué es lo que quiero lograr?. ¿Puedo hacerlo de otra manera?. Muchas veces se hacen reuniones que podrían resolverse con un email o con un llamado de teléfono.

2. Identifica el objetivo de la reunión

Comunícalo, arma una agenda y publícala. Luego, cíñete a ella y no pierdas ni por un momento el objetivo de la reunión. Y si lo pierdes, reencausa a tu audiencia hacia el cumplimiento.

• Si cuando inician algún tema te das cuenta que es más extenso de lo que esperaban, necesitas de otras personas o se abren otras alternativas para considerar, analiza la posibilidad de otra reunión, pero no extiendas la actual. Y asegúrate de que el nuevo encuentro tenga su objetivo, agenda y destinatarios bien claros.
• Si falta información para la toma de decisiones, asegúrate de que quienes deben realizar la investigación o análisis se queden con esa tarea y la culminen antes de la próxima reunión. El moderador o quien decidas, deberá chequear este cumplimiento al menos 24 hs. antes.

"Arma la agenda y comunícala, cíñete a ella y no pierdas ni por un momento el objetivo de la reunión."

3. Se consistente y concreto al momento de exponer

Cuanto más específico seas (y pidas lo mismo) más efectiva será la reunión. Con respeto, el moderador puede reencausar a algún participante que se ha puesto a divagar (o se ha ido por las ramas) a fin de que todos sientan que su tiempo se valora, y lo más importante, que se cumple el objetivo de la reunión laboral.

4. Identifica quiénes son los destinatarios de la reunión

No invites a muchas personas "por las dudas". Identifica quienes son fundamentales para tomar una decisión, y si debes invitar gente políticamente o para que estén informados, ponlos como opcionales y explícales que su participación tiene este estilo.

5. Cumple con el tiempo de la reunión de trabajo

Esto es realmente importante, ya que la gente confía en ti si dices que vas a cumplir con un determinado tiempo y lo demuestras. Además, se enfocarán en cumplir con el objetivo porque saben que tienen una hora límite.

• Planifica los breaks: Si la reunión es extensa y se requiere un momento de descanso, planifícalo. Indícalo al inicio de la reunión (si es posible en la agenda, mejor) y dí claramente de cuánto será el corte.
  Si es una reunión de 3 horas, puedes hacer una pausa de 5 a 10 minutos, pero si es una jornada de trabajo, necesitarás hacer breaks más frecuentes o uno más extenso.
  Indica claramente de cuánto será y sobre todo, a qué hora vuelves a comenzar. Menciónales que aprovechen dicho descanso para ir al toilette, beber un café, hacer una llamada telefónica o contestar algún mail que tengan pendiente, pero asegúrate de que conocen cuál es el horario de regreso y enfatiza lo suficiente para que hagan sus mayores esfuerzos en cumplir dicho horario.
• Cuidado con las tolerancias: Son un arma de doble filo. Aguardar 5 minutos para comenzar suena muy coherente y humano, pero si siempre tienes una tolerancia de 15 minutos al iniciar la reunión hasta que todos los participantes han llegado, mucha gente acabará por pensar que puede llegar tarde porque tú siempre toleras ese tiempo.
  Aquí no estarías valorando a quienes realmente llegaron temprano, y tu credibilidad a la hora de realizar reuniones estará en juego.
• Asegura la presencia de invitados importantes: Si tienes invitados realmente importantes y de alto nivel sin los cuales no es posible iniciar la reunión, asegúrate de llamar a sus asistentes 15 minutos antes para recordarles de la misma, y sutilmente preguntar si contarás con su compañía en la hora prevista.
  Allí podrás enterarte si estarán allí o si están metidos en alguna otra junta más importante, y tomar tus decisiones.

Reuniones de trabajo informativas

Si son reuniones informativas, déjaselos saber. Muchas herramientas hoy permiten grabar las reuniones; tal vez algunas personas prefieran luego oír las grabaciones y no es necesario que participen en el mismo momento. Tú puedes hacer lo mismo. Grabar la presentación en tu tiempo dispuesto para esto, y luego habilitar una ronda de preguntas y respuestas de 15 minutos al final de la reunión.

Es mucho más efectivo y puedes repetirla cuantas veces necesites, sin tener que volver a decir todo una y otra vez. Es una estrategia que se utiliza mucho para capacitaciones o reuniones de información rutinaria y que necesite ser repetida muchas veces. Sé creativo y utiliza la tecnología como una ventaja competitiva a tu favor.