Cómo Hablar Cordialmente por Teléfono

Técnicas para tener un buen trato al teléfono

• Ya sea en llamadas de colegas, de superiores, de clientes o de proveedores, nuestra manera de expresarnos y nuestra cordialidad serán lo que demarque el tono y el éxito de la comunicación. Y no sólo se aplica al teléfono: también a las videoconferencias y llamadas electrónicas por medio de Internet, cada día más populares en las oficinas.
• Las reglas básicas de la cordialidad en las comunicaciones telefónicas y afines son casi las mismas que para una conversación cara a cara. Debemos ser veloces para atender la llamada, respondiendo con una frase cordial, que puede responder a los requisitos de la empresa, o meramente a nuestra propia personalidad. No debemos explayarnos demasiado, sino que debemos ser puntuales, saludar cordialmente, y disponernos a una conversación amena, sin importar qué tan agobiados nos estemos sintiendo en el momento.
• Si desconocemos quien nos llama, lo correcto es dirigirse a esta persona con respeto, utilizando el "Usted". Si luego esta persona nos lo indica, podremos tutearnos, siempre conservando la cordialidad y el buen trato al teléfono.
• Nunca olvides identificarte, y pedir que la otra persona se identifique. Aunque estés llamando a un amigo, procura tener un buen trato al inicio de la llamada: nunca sabes si su jefe o su superior han contestado su teléfono por alguna eventualidad.
• Si tenemos que hacer esperar a la persona en línea (buscando alguna información, pasando la llamada a otro interno o por algún otro motivo), procuraremos no dejarla esperando por demasiado tiempo. Si escapa de nosotros, nos volveremos a conectar, pidiéndole que aguarde un instante más.
• Si no puedes entender a tu interlocutor, pídele sin vergüenza (y siempre con respeto) que te repita la información o la frase. Explícale, si es necesario, que el volumen del teléfono no es el suficiente, o que hay alguna interrupción en la línea que no te permite entenderle. Si te piden a vos que repitas, comprende que la otra persona puede tener estos problemas. No te exasperes, y repite modulando correctamente, a buen volumen y tono de voz.
• Y, por último, cuando hables por teléfono nunca olvides, la regla básica de la cortesía y el buen trato en relaciones interpersonales: siempre pide las cosas con un "por favor", y agradece sin reparos.