Errores comunes que te hacen perder tiempo en los proyectos
Como prevenir errores comunes que pueden causar problemas y perdidas de tiempo en la organización o planificación de un proceso o evento
La falta de organización trae consigo perdida de tiempo y obstáculos, lo que redunda en pérdida de dinero
Errores que te hacen perder tiempo
Si eres de los que crea sus planes pero, al final del día, notan que no han cumplido ni la mitad de sus cometidos, puede que estés cometiendo los errores más clásicos de la organización. Se trata de simples acciones que te quitan tiempo, energía, que te distraen o que no fueron del todo analizados antes de comenzar con la planificación.
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Veamos en esta nota cuáles son estos errores, y cómo podemos evitarlos para hacer más en menos tiempo.
Los errores en la propia planificación
La principal falla del avance de tus proyectos es no contar con una planificación previa. Debes saber cuál es la meta final, cuáles son las metas intermedias, qué acciones se requieren para cada una de ellas, y qué recursos necesitas para cumplirlas. Apunta todos estos ítems en una lista: visualizarlas te ayuda a esclarecer tu accionar. Y luego que tengas la lista bien detallada, apunta a qué hora (o día) iniciarás la tarea, a qué hora harás cada paso, cuánto tiempo debes destinar a cada uno, y qué día y hora debes terminar con ella, dejando dos horas al menos (en lo posible) de liberación antes de la fecha límite real.
"La principal falla del avance de tus proyectos es no contar con una planificación previa."
Apunta el orden en el que debes cumplir cada tarea. Otro error habitual es no tener un timeline específico, lo que sólo te lleva a hacer los pasos a destiempo. La desorganización es casi tan nefasta para tus actividades como la falta de planificación.
Errores en las tareas
El multitasking es un modo genial para avanzar en los proyectos, optimizando el tiempo invertido. Pero también es un error muy habitual el intentar hacer demasiadas cosas a la vez. Para evitarlo, establece las acciones que harás al mismo tiempo en base a lo que debas realizar en cada una. Por ejemplo, puedes leer el material para el informe de mañana mientras se imprime el de hoy, o limpiar la casa mientras se cocina la comida, y así. Para combinar acciones debes reunir una que necesite tu participación pasiva con otra que sea activa, de lo contrario, no estarías prestando suficiente atención a ninguna de ellas.
Ten siempre tu lista a mano, y ve tachando, marcando o eliminando las acciones ya realizadas. Si has hecho una buena planificación, habrás podido combinar acciones útiles para diversos pasos. Al llevar una lista actualizada evitarás realizar la misma tarea dos veces, perdiendo tiempo y demorando tu éxito en el avance de los proyectos.
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Recuerda que hay acciones que pueden simplificarse, otras que pueden evitarse por completo, y otras que son imprescindibles. Hacer una planificación detallada y por escrito te ayudará a evitar otro de los errores habituales: realizar tareas que no representan tanto valor, en comparación a otras, para el avance de tu proyecto.
Si debes presentar un informe, intenta redactarlo siguiendo las pautas generales de diseño y presentación; de este modo evitarás perder tiempo luego en darle el aspecto exigido, sin mencionar que deberías dejar para el final, y si es que tienes tiempo, en darle detalles de color u otros decorados superfluos, por ejemplo.
Errores de tu propio accionar
Tu actitud puede ser el más grande y grave error en el avance de tus proyectos, o la falta de él. Si no duermes lo suficiente, no te alimentas sano, seguramente no tendrás la energía para enfrentar el día. Esto te lleva a distracciones y a la falta de concentración. También, no saber cómo separar la vida íntima de la vida laboral, o los sentimientos de las obligaciones, te lleva a procrastinar, el temido “dejar para mañana lo que puedes hacer hoy”.
"La desorganización es casi tan nefasta para tus actividades como la falta de planificación."
Para evitarlo, simplemente ordena tu vida, sigue horarios y patrones saludables en tu descanso, tu alimentación y el movimiento de tu cuerpo, procura realizar actividades que te ayuden a eliminar el estrés de tu vida, y podrás ser mucho más efectivo en la ejecución de tus proyectos. Sin mencionar que también tendrás más calma, felicidad y satisfacción, lo que se convertirá en el combustible del motor que te pone en movimiento cada día, en cada plano y proyecto.
