Cómo ser más Organizado en el Trabajo

Ventajas de Ser más Organizado en el Trabajo

Ser más organizado en el trabajo no tiene que ver únicamente con la “vista” del escritorio o del espacio laboral, sino que también nos ayuda a tener a disposición lo que necesitamos, tardar menos en terminar una tarea, saber qué es lo importante, no pasar horas buscando un documento ni olvidando ciertas actividades, eventos o clientes por no tener anotado o al alcance de la mano un documento importante.

Entonces, la organización en el trabajo es vital para ser más productivo, para que tus horas laborales rindan más, para no dejar tantas tareas en la lista de pendientes, para llevar un orden y para poder cumplir con tus obligaciones. Básicamente, sirve para ser mejor empleado (o empleador). Podrás ahorrar muchas horas, ya que el tiempo que pasas buscando un papel o comenzando por lo que no es urgente lo podrás invertir en cuestiones más importantes.

Guía para ser más organizado en el trabajo. Cómo ser ordenado en la oficina. Tips de organización para el trabajo
Imagen 1. Los archivadores y carpetas te ayudarán con la organización en el trabajo.

Tips para ser organizado en el trabajo

Puedes ser ordenado y eficiente en la oficina si tienes en cuenta estos consejos. Pon en práctica los siguientes tips para organizarte en el trabajo y saca ventaja de la situación:

1. Prioriza los temas importantes. Si tu puesto requiere ser muy estricto en lo que se refiere a las entregas y a los plazos, entonces aprende a priorizar. Ser organizado en el trabajo no sólo se refiere a acomodar papeles o a no tener basura en el piso, sino también a saber cómo ser eficaz con el tiempo a disposición. Comienza por las cosas que no puedes dejar para mañana, trata de unificar tareas para no gastar tiempo, evita hacer todo en el último tramo de la jornada. Comienza tu día bien temprano organizando cada hora, o al menos, haciendo un ránking con las tareas por su orden de prioridades.

2. Usa un calendario. Nuestra memoria puede ser un tanto frágil, sobre todo si tenemos demasiado que guardar en ella. Entonces, lo mejor es utilizar un planificador o un calendario, el cuál te permitirá ser más organizado en la oficina y a la vez, cumplir con todo, sin olvidarte de nada. Existen diferentes tipos según las necesidades. Puedes usar uno en papel o en el PC, según sea más cómodo para ti. Y hasta armar uno acorde a lo que precisas. Lo bueno de las agendas en el ordenador es que puedes programar alarmas, por ejemplo.

3. Utiliza archivadores. Todo tipo de contenedor que pueda ayudarte en la organización del trabajo sera bienvenido. Rotula las carpetas según lo que contienen en su interior. Al principio te tomará tiempo ordenar todo, pero la buena noticia es que después no tendrás que pasar horas buscando el documento de tal cliente o la factura de tal gasto, por ejemplo. Y a su vez, queda mucho más estético que tener montañas y montañas de papeles encima del escritorio. También puedes usar bandejas para lo que tienes pendiente, lo que ya hiciste, lo que debes archivar, etc.

4. Ordena antes de irte. Aprovecha los últimos quince minutos del día (que en muchos casos no hay carga de trabajo) para organizar la siguiente jornada o acomodar lo que usaste en las últimas horas. Al otro día, ingresarás en un recinto más ordenado y comenzarás a trabajar sin perder el tiempo.

5. Programa tus tareas. Otra cuestión vital en lo que se refiere a organización del trabajo. Si llevas un cronograma con las actividades, será más fácil que cumplas con todas tus tareas. Seguramente ya sabes cuánto te requiere finalizar tal o cuál labor. Aprovecha este conocimiento para delimitar el tiempo que necesitas antes de pasar a la siguiente tarea. Recuerda que puede haber imprevistos, pero trata de mantenerte en el rango horario fijado.

6. Ordena y limpia. Tal vez haya personas encargadas de la limpieza en tu oficina, sin embargo es bueno que ayudes en este tema. Por ejemplo, no dejes bollos de papel en el suelo, arrójalos en el cesto. Trata de tener el escritorio lo más libre posible, sin papeles, tazas de café sucias, restos de comida, etc. Ten al alcance lo que más usas y lo demás, a los cajones o estantes.

La organización del trabajo en el día a día

Una vez que has empezado a cumplir con estos pasos para ser más organizado en la oficina, es vital que mantengas esa postura. Puedes añadir otras tareas como por ejemplo:

- Revisa sólo los correos importantes: Los demás déjalos para el final del día. Evita a su vez chequear las redes sociales o el mail personal. No gastes el tiempo en cosas que no te ayudan a ser productivo y ordenado.

- Aprovecha para hacer las tareas más complejas por la mañana: Si bien apenas llegas tu cerebro parece estar dormido, lo mejor que puedes hacer es ofrecerle tareas importantes para despertarlo. Además, se ha comprobado que lo que se realiza antes del almuerzo es de mejor calidad que después de comer.

- Evita las largas pausas: Si quieres hablar con un compañero de vez en cuando, puedes hacerlo, pero no te extiendas más de cinco minutos y siempre que hayas terminado una tarea, nunca en medio de algo. La concentración es muy fácil de perder y para ser más efectivo en la oficina también necesitas que esté de tu lado.

Puedes ser más organizado en el trabajo si tienes en cuenta estos maravillosos consejos. Recuerda que la eficacia y la productividad van de la mano con el orden y la planificación.

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