Cómo organizar una reunión formal

Planificando una cena formal

Las reuniones informales con amigos suelen ser menos estructuradas, entretenidas y libres. Pero las reuniones formales, sean del trabajo o con personas del ambiente laboral, académico o demás, deben respetar un estándar protocolar que puedes aprender en pocos minutos, para incorporar a tu vida diaria de manera habitual y hacer que tu accionar, durante tales eventos formales, sea más natural y adecuada.

La tarea del anfitrión en una reunión formal

En lo que respecta a las reuniones formales de cualquier tipo, hay ciertos protocolos que debemos respetar. Por ejemplo, siendo invitados es de buen gusto llegar a la casa del anfitrión con una botella de vino o flores para la dueña de casa; en el papel del anfitrión, lo adecuado es hacer sentir a los invitados a gusto y ponerse a su disposición.

El protocolo también indica que debemos saludar a los invitados en la puerta, afectuosamente, ofrecernos a recibir sus abrigos, invitar a pasar y ofrecer una bebida a su ingreso, entre otros detalles.

Ubicación en las mesas: A la hora de comer, el anfitrión debe sentarse al centro de un lateral de la mesa, o bien en una cabecera y en la otra su pareja o la persona de mayor cargo o edad de esa mesa. El invitado de honor, si lo hay, será ubicado a la izquierda del anfitrión. También el protocolo indica que lo adecuado es intercalar los asientos de hombres y mujeres para fomentar el diálogo, evitando que las parejas queden sentadas uno junto al otro.

Tareas al organizar una reunión formal

Ya sea un evento en tu casa o en la oficina, la etiqueta y el protocolo también señalan algunas consideraciones desde el momento de la organización y que debes observar. A continuación, veremos las más destacadas, que se repiten en la mayoría de las situaciones:

Planificar con tiempo: La mejor manera de organizar un evento con todo lujo es organizar con tiempo. Esto permite analizar las decisiones, lidiar con los obstáculos que se presenten, y reconsiderar ante cambios que pudieran suceder, como invitados que se sumen, problemas con los servicios de rentas, asegurarnos la disponibilidad de la vajilla, el catering y demás.

Atención a los detalles: Debes atender todos los detalles: la lista de invitados, el sitio de la reunión, la música, la decoración, la iluminación, los alquileres de vajilla, cubertería y otros, la contratación de cocineros, mozos, fotógrafos y demás, los souvenirs, el vestido de la mesa, el sitio de guarda de abrigos, y todo detalle que la reunión requiera.

Cómo enviar las invitaciones a un evento formal

La lista de invitados debe ser preparada con tiempo y cuidado. Debemos asegurarnos de recordar a todos los participantes del grupo, invitando -si el evento lo permite- también a sus parejas, con o sin los niños.

Ya confeccionada y revisada la lista de invitados, debes proceder a definir el sitio, la fecha, la hora y la temática del evento. Esto te permitirá enviar las invitaciones cuanto antes, para que cada invitado pueda confirmar su asistencia con suficiente antelación. Según el protocolo, las invitaciones deben ser enviadas de dos a tres semanas antes de la fecha del evento.

Aunque los tiempos modernos admiten el envío de invitaciones electrónicas, lo más elegante es enviarlas impresas y por correo postal o mercadería, indicando en el papel el evento, la temática, la fecha, la hora, la ubicación y el límite de confirmación.

Servicios para un evento formal

La etiqueta dicta que los anfitriones deben propiciar la comodidad de sus invitados. Para ello, es imperativo que no deban abandonar la mesa para buscar y servir la comida, o abandonar las charlas para preparar las bebidas. No dudes en contratar mozos, barmans, chefs y todos los servicios que requieras, de modo de despreocuparte de estos asuntos y poder conversar tranquilamente, recibiendo con honores a tus invitados.

El día antes del evento procura relajarte. Dedícate a prepararte yendo a la peluquería, a elegir tu ropa, y también lee los periódicos para tener en mente temas de conversación sobre la actualidad o sobre alguna temática especial. Evita los temas laborales, aunque los invitados sean colegas, pues aunque sea una reunión formal se trata de un evento de entretenimiento, y no una cena de negocios estricta.

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