Cómo Organizar las Tareas en el Trabajo

Claves para Gestionar las Tareas en la Oficina

Organizar las tareas en el trabajo no es sencillo, pero una vez que ya estamos acostumbrados a hacerlo y hemos aprovechado sus ventajas, no querremos cambiar de postura. Si solemos acumular cosas en la fila de “pendientes” y por más de que nos esforcemos parece que la cantidad de ítems en esa lista no disminuye, quizás lo que nos falta es un poco más de organización y enfoque.

El estrés no tardará en llegar si mantenemos este hábito poco saludable de acumular trabajo. Además, nunca sentiremos lo que es tener un poco de tranquilidad al haber cumplido con las tareas. Por suerte, existen varias estrategias para gestionar el trabajo y hacer lo que debes de manera más eficiente. Esto permitirá que te sientas más realizado, productivo, feliz y de buen humor.

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Imagen 1. Aprende a mantener el enfoque en lo importante para no cargarte de tareas y verte saturado.

5 tips para organizar el trabajo

Si eres una persona a la que le cuesta manejar las tareas en el trabajo, no necesariamente quiere decir que tienes demasiado para hacer, sino que quizás no sepas cómo organizarte o ser más ordenado. La concentración y el enfoque son vitales para que puedas terminar con tus obligaciones antes.

Presta atención a estos consejos prácticos para organizar tus tareas en la oficina:

1. Organiza cada día

Si tu agenda rebosa de cosas para hacer, no te sientas abrumado. Entra en acción planificando bien lo que vas a hacer y cuánto tiempo te tomará cada tarea. Si bien este número es arbitrario, te ayudará a programar mejor tu jornada. La organización es fundamental para ir tachando tareas en tu gran lista de pendientes. Archiva lo que hayas finalizado, así no te confundes.

Muchos quieren gestionar el trabajo y piensan que si hacen cinco cosas a la vez podrán quitarse de encima los pendientes, sin embargo, esto no es así. Es vital que establezcas prioridades, que fijes plazos de entrega o finalización, que te centres en esas cosas importantes antes de pasar a lo que puede esperar para mañana. Cuando tengas dos o más tareas prioritarias, puedes optar por hacer primero la que te lleve más esfuerzo. Las demás las terminarás mucho más rápido. Pero recuerda la regla de oro: una vez que hayas terminado una tarea, recién debes pasar a la siguiente.

2. Concéntrate en una tarea y evita el perfeccionismo

Es verdad que pueden haber muchas distracciones y “vampiros del tiempo”, pero no tienes que hacerles caso si deseas organizar las tareas en el trabajo de manera eficiente. Determina en qué momento vale la pena hacer un descanso para beber un café, leer el correo electrónico o chequear las redes sociales. Trata de no tener nada que te moleste mientras estás trabajando, y en tu entorno sólo debes ver las herramientas relacionadas a tus tareas.

También evita ser perfecto, no se puede hacer todo bien el 100% de las veces, date la oportunidad de equivocarte. Si quieres conseguir el perfeccionismo, tardarás mucho más tiempo en una sola actividad y las demás quedarán relegadas. Esto no quiere decir que no te esfuerces ni des lo mejor de ti, sin embargo, no siempre se puede ofrecer un trabajo grandioso.

3. Aprende a decir que no

A veces no podemos gestionar todas las tareas básicamente porque hemos aceptado demasiados encargos. Creemos que somos súper héroes y que tenemos tiempo para todo, pero eso no es verdad. La auto exigencia es, en muchos casos, el peor enemigo para los empleados y lo que aumenta los niveles de estrés. Si tienes una larga lista de pendientes en tu escritorio, no aceptes más cosas para hacer, o espera a terminar las demás. Te ahorrarás muchos problemas.

También es importante que aprendas a delegar tareas. Según el puesto que tengas y las tareas que realices, tendrás mas o menos oportunidades para delegar, y también dependerá de si eres jefe o empleado. Si tienes la posibilidad de decirle a otros que hagan ciertas tareas, no lo dudes. Por más de que eso te signifique contratar a alguien o pagar por un servicio, a la larga será mejor para ti.

4. Sé más disciplinado y veloz

Este sería uno de los consejos para organizar las tareas en el trabajo que nuclea a todos los demás. El compromiso con tus tareas y obligaciones es lo que te permitirá ser más productivo. Deja todo aquello que te gusta para cuando finalices tu horario laboral o no tengas tantos pendientes acechándote. La disciplina incluye llegar temprano, no tardar más tiempo en el “break”, saber en qué momento debes trabajar y cuando descansar, etc.

Trata de ser lo más veloz que puedas, utilizando las técnicas que quieras, desde poner música electrónica a todo volumen o un cronómetro en el escritorio para ciertos momentos del día cuando sabes que estás contra reloj y tienes que trabajar en la máxima potencia. Te sorprenderá la cantidad de pendientes que te quitas de encima siendo más veloz.

¿Quieres organizar todas las tares en la oficina de una manera más eficaz? Entonces, pon en práctica estos consejos y podrás ser más eficiente y productivo.

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