Cómo organizar la información en un pendrive

Todos los dispositivos de almacenamiento externos son muy cómodos ya que nos permiten trasladar mucha información... pero no serán tan útiles si tenemos los archivos desordenados.

Cómo organizar la información en un pendrive

Un pendrive desorganizado y los problemas en el trabajo

Si contamos con un disco duro externo o una memoria USB que utilizamos permanentemente en nuestro trabajo diario, es probable que toda la información que ingresamos quede "flotando" por el disco. Claro, esto si es que no somos organizados.

Imaginemos que estamos por comenzar una presentación o en medio de una reunión en la que nos solicitan un archivo específico, seguramente nos demoraremos bastante tiempo en encontrarla y como ya es sabido, el tiempo es dinero. Pero no solo eso, resultará frustrante no encontrar la información de una manera rápida y nos causará nervios en exceso, sin mencionar que la desorganización hablara de manera negativa delante de nuestros jefes.

Cómo organizar la información en un pendrive
Cómo organizar la información en un pendrive

"Organizar nuestro pendrive nos ayudará a optimizar nuestro tiempo y nos evitará problemas."

Por eso, es hora de comenzar a organizarnos mejor, y la manera de hacerlo no requiere de muchos artilugios. Enumeraremos una serie de puntos a tener en cuenta para una mejor organización:

Como organizar la información en tu pendrive

Crear carpetas. Como primera medida, crearemos carpetas, de igual manera como lo hacemos en nuestra PC. Haremos nuevos ficheros, tanto para nuestros archivos personales, para nuestro trabajo, para las tareas a realizar en casa, charlas o presentaciones, etc. De esta manera encontraremos la información adecuada rápidamente cuando sea requerida.

Crear sub-carpetas para cada área de nuestro trabajo. Esta es una buena medida cuando contamos con una gran cantidad de archivos, la mejor manera es organizarla por temas. Lo ideal sería tener una sub-carpeta que iremos actualizando a diario según las presentaciones que debemos llevar adelante en la semana.

Crear sub-carpetas es una buena idea pero tampoco debemos abusar de ellas, de lo contrario perderemos tiempo en encontrar lo que necesitamos por más que esté organizado alfabéticamente.

"Organizar nuestro pendrive nos ayudará a optimizar nuestro tiempo y nos evitará problemas."

Organizar las carpetas por nombre. Esta es una medida opcional pero seguramente contribuirá al rápido acceso a la información, ya que ésta estará organizada por orden alfabético.

Hacer que estos puntos sean un hábito. De esta manera nos aseguraremos de que el orden se mantenga por un largo tiempo, o quizás el hábito cree una costumbre y podamos recomendar estas acciones a otras personas.

"Organizar la información en carpetas es la clave para encontrar rápidamente nuestros archivos."