Cómo hacer un Buen Presupuesto

Es difícil superar la pesadilla de tener que hacer presupuestos. Esto ocurre aún en las empresas con más tiempo en el sector. Se cree que vender mucho es suficiente para lograr el éxito, pero no es cierto. Los pronósticos financieros, que parten de un buen presupuesto, son una herramienta adecuada para administrar de manera correcta cualquier negocio. De esta manera tendrás un panorama general de lo que ocurre en la empresa y lo que sucederá en el futuro inmediato. También te ayudará a darte cuenta si estás tomando buenas o malas decisiones, y cuales son las perspectivas a futuro, establecer nuevos objetivos, y multiplicar tus virtudes para que el éxito no sea una casualidad o la excepción a la regla.

Presupuestos parciales, para empezar

Si aún no has aprendido a hacer un buen presupuesto, entonces puede que tengas que empezar con algo más acotado, más a corto plazo. Para ello, existen los denominados “presupuestos parciales”. Los puedes realizar a tres, cuatro o hasta seis meses. La efectividad de esta alternativa reside en el hecho de que:

"Si aún no has aprendido a hacer un buen presupuesto, entonces puede que tengas que empezar con algo más acotado, más a corto plazo."

• Los empleados (y tú también) estarán más motivados y cuestionarán qué cosas se han hecho mal con una perspectiva de cambio más corta
• Las predicciones son más adaptables y flexibles
• Todos se enfocarán a optimizar algo en particular y los resultados se podrán ver de inmediato

Por ello, es bueno ajustar tus planes según los conocimientos que tengas. Para comenzar, es una excelente idea.

Cómo hacer un buen presupuesto general

Ahora pasemos a hablar de las claves para hacer un buen presupuesto anual o más extenso que los anteriores. La ventaja en este caso es que lo preparas una vez y pasará un tiempo hasta que vuelvas a embarcarte en esta tarea de nuevo. Todo dependerá de la etapa en la que se encuentre tu negocio.

Puedes escribirlo a mano (para algunos es más efectivo que cualquier programa) o bien utilizar una planilla de cálculo en el ordenador. Lo importante es que incluya:

Una proyección de ingresos o ventas: Tendrás que identificar cuáles son los factores determinantes de la demanda del producto o servicio. Por ejemplo, la competencia (directa o indirecta), el precio promedio de ese producto o servicio en el mercado, las oportunidades de hacer negocios, etc.

Una proyección de costes totales: Los que se necesitan para poder alcanzar los niveles de ingresos o ventas. Es importante saberlos para sostener las ventas del periodo. No olvides añadir los costes fijos o variables de la compra o producción de los productos o servicios, de comercialización, de entrega, de marketing y ventas, de operación y administración.

Una proyección de ganancias o pérdidas: Se calcula según el resultado de los datos anteriores. No olvides que los negocios siempre atraviesan etapas de riqueza y otras donde hay que ajustarse un poco más. En un emprendimiento que está recién comenzando, los primeros meses son más las pérdidas que las ganancias.

Un total acumulado de las ganancias o las pérdidas: Conforme pase el tiempo en un periodo determinado. Este sería como el resumen general de todos los datos que has recopilado antes. Obtendrás un panorama general de cómo se está comportando tu empresa y una visión integral para saber cómo actuar a partir de ahora.

No te olvides de hacer una lista con todos los gastos, tanto los que cubren necesidades básicas como los adicionales. Esto es de mucha utilidad también en los hogares. El listado debe incluir:

- Renta / hipoteca
- Gastos médicos/seguros
- Transporte / gasolina
- Comidas / bebidas / neceseres
- Servicios básicos (electricidad, agua, gas, internet, teléfono)
- Tarjetas de crédito / préstamos
- Gastos generales
- Ahorros
- Gastos excepcionales

Sé muy cuidadoso y meticuloso con los datos que colocas en la planilla, porque de lo contrario, no conseguirás jamás hacer un buen presupuesto. No dudes en usar una herramienta que te facilite la tarea y te quite tiempo para cumplir con otras obligaciones. En el caso de que decidas utilizar Microsoft Excel (el más popular), ten en cuenta estas recomendaciones:

1. Emplea más de una pestaña

2. No tengas sumas escondidas, mejor que se muestres todas las operaciones que haces

3. Excluye los centavos

4. Emplea estructuras horizontales que son más simples de revisar