Cómo Escribir Cartas de Agradecimiento a los Clientes

¿Qué son las Cartas de Agradecimiento?

Antes de saber cómo escribir cartas de agradecimiento a los clientes, es necesario conocer las características específicas de este tipo de mensajes. No está determinado en las “reglas de negociosen qué momento es preciso enviar una carta de agradecimiento y cuando no, todo dependerá de la persona o empresa y de lo que se tenga que agradecer, quizás puede ser una oportunidad para afianzar lazos o para recibir nuevos regalos, recomendaciones, negocios, etc.

Si crees que es necesario enviar una carta de agradecimiento a un cliente o proveedor, entonces hazlo. Por ejemplo, si han hecho una gran compra para fin de año o si han decidido contratar un servicio premium, también lo puedes hacer.

No olvides que en el mundo de los negocios ser agradecido te puede abrir muchas puertas nuevas, tenerte en cuenta para nuevas operaciones, recordar el gesto y agradecerlo de una manera interesante para tu empresa, etc.

Pasos para escribir cartas de agradecimiento a los clientes. Cómo agradecer a un cliente por una compra. Tips para redactar mensajes de agradecimiento

© Depositphotos.com/andrejad

Imagen 1. Al escribir mensajes de agradecimiento no olvides colocar el nombre del cliente

Al escribir mensajes de agradecimiento a los clientes puedes:

- Transmitir sensaciones positivas
- Reafirmar las elecciones tomadas
- Mostrarte como una persona agradecida y que reconoce a ciertos clientes
- Saber que no hay nada mejor que un contacto asiduo con los clientes
- Pedir que se dirijan a ti ante cualquier inconveniente

No está “aceptado” en estas reglas explícitas aprovechar esta carta para hacer nuevos negocios. El motivo único y exclusivo de este mensaje es agradecer un gesto, una compra, una decisión, una contratación, etc.

Cómo redactar cartas de agradecimiento a un cliente

Ahora que ya sabes algunas cuestiones importantes sobre redactar mensajes de agradecimiento, es tiempo que pongas manos a la obra y escribas las cartas. Presta atención a estos pasos y recomendaciones sencillos:

1. Comienza la carta con un saludo amable. Si se trata de una carta personal o puntual, no te olvides de colocar el nombre a quién va dirigido, ya que ese es un gesto importante que el destinatario lo recordará en el futuro. Un simple “Estimado Sr. Sánchez” es mucho mejor que un “Estimado cliente”. Así la persona que lee sabrá que se está dirigiendo únicamente a ella y que no es una carta estándar que se envía a todos los clientes (aunque realmente sea así).

2. Agradece a este cliente por la compra que ha realizado, el contrato que ha decidido hacer con tu empresa, visitar la tienda o convertirse en un consumidor “VIP”. Una buena frase es “Agradecemos (siempre en plural) su lealtad hacia nuestra empresa. Clientes como usted son los que nos permiten seguir ofreciendo un buen servicio”. Puedes ser más específico según te parezca apropiado, añadiendo datos puntuales de la operación realizada.

3. Puedes aprovechar a informar algo de la empresa, de manera muy sutil y concisa. Puede ser una oportunidad exclusiva por ser cliente especial o algo por el estilo. Como se dijo anteriormente, recuerda que las cartas de agradecimiento son, simplemente, para agradecer, por lo tanto puedes añadir alguna información relevante o cómo continuar a partir de ahora, pero nada más.

4. No pierdas la oportunidad de seguir fidelizando a este consumidor. Al escribir mensajes de agradecimiento a los clientes puedes comunicar tus deseos de seguir haciendo negocios con ellos, para que sepa que la relación comercial no tiene por qué terminar. ¿Cómo?. Logra que el cliente se sienta valorado, bien recibido y eso incentivará a mantener el vínculo con tu empresa.

5. Si es posible, envía la nota o carta con un regalo pequeño. Puede ser un cupón de descuento, por ejemplo, un bolígrafo con el logo de la compañía, etc. Algo simple que demuestre realmente que estás agradecido y que no se trata de un simple mensaje que se envía automáticamente con una máquina. Esto hará que los clientes regresen una y otra vez a tu empresa.

Tips para escribir mensajes de agradecimiento a los clientes

Conoce el nombre del cliente. Nada de enviar mensajes estándar o automatizados. Los clientes, según una investigación de mercado, quieren que se dirijan a ellos usando su nombre.

Especifica la razón del agradecimiento. Nuevamente, esto hará que el destinatario se de cuenta o crea que es una persona especial y valorada dentro de la empresa. No coloques simplemente un "gracias por ser nuestro cliente", sino que puedes añadir “gracias por comprar el producto tal o por comprar en el local de la calle tal”.

Haz un seguimiento del cliente. Una buena manera es llamar por teléfono o enviar un correo electrónico para saber si ha recibido correctamente la carta. De esta manera, también tendrás datos interesantes, como por ejemplo si le ha parecido un buen gesto por parte de la empresa ese agradecimiento.

Incluye la marca en la carta y en los regalos. Así estarás haciendo publicidad de manera informal o indirecta.

Cierra con una buena frase. Trata de no ser demasiado formal con un “atentamente” ni tan informal como para escribir “cuídate”. Y no olvides que una firma, aunque sea hecha con un bolígrafo electrónico, es mejor que un simple nombre escrito en ordenador.

Para escribir mensajes de agradecimiento a los clientes tienes que ser simple, conciso y dejar una buena impresión en los destinatarios.

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