Cómo delegar tareas

4 pasos para aprender a delegar

Uno de los obstáculos más frecuentes y difíciles de resolver a la hora de gestionar las tareas del día a día es el miedo a delegar: Miedo a que tu equipo no pueda llevarlo a cabo como lo harías tú mismo, preocupación por tener que darle un pormenorizado seguimiento, no cumplir con los plazos, bajar la calidad, etc.

Como jefe tal vez piensas "para hacer esto, estoy yo" o tal vez estás pensando "pierdo más tiempo explicándolo que haciéndolo". Suele haber un poco de verdad en cada uno de estos pensamientos, pero también con ellos no lograrás un resultado diferente.

¿Hoy estás logrando tus metas cómo lo deseas?. ¿Cuál es el costo?. Si realmente quieres hacer un cambio y empezar a delegar, sigue estos pasos. Un único consejo básico para que esto funcione: impleméntalo ya mismo. No esperes que sea una semana propicia, ni que estés más organizado, ni que sea comienzo de la semana, del mes, o del trimestre. Hoy mismo, terminas de leer este artículo, y ponte en marcha:

1. Empieza delegando algo pequeño

No tienes por qué comenzar a delegar el proyecto más importante que tienes entre manos, o aquello por lo que tu jefe estará preguntándote en la semana: tienes que iniciar por algo pequeño. Puede ser un llamado de seguimiento a algunos clientes que alguien podría hacer como miembro de tu equipo, o participar de una reunión de rutina con otras áreas (no una reunión de estrategias ni una en la cual debas tomar una decisión crítica, pero seguro tienes una sino varias de esas reuniones que habitualmente se utilizan para hacer el seguimiento de un proyecto interno o mantener informada a las áreas de algunos cambios menores). También puede ser la investigación de un tema en particular o la organización de un evento de baja escala (como una reunión, una encuesta, un desayuno de trabajo). Sé creativo, encuentra algo, deja de lado las excusas. Encuentra hoy mismo algo para delegar.

2. Elije quién hará la tarea a delegar

Puedes notar que no pusimos este paso en el primer lugar. No debes elegir primero a quién delegar y luego elegir las tareas, sino exactamente al revés. Una vez tengas la tarea elegida, mira a tu equipo de colaboradores, ¿quién de todos está en mejores condiciones para realizarlo?. No te permitas una respuesta simplista del tipo "ninguno lo hará tan bien como yo". Además de un tanto soberbio, puede ser bastante irreal. Normalmente, las personas no desplegamos nuestra capacidad hasta el momento en que tenemos que utilizarla. Así que este bien puede ser el caso.

Elige a alguien en quien confíes, que tenga las mejores condiciones (por sobre sus compañeros) para llevar a cabo esta tarea: educación o entrenamiento, experiencia similar en otras tareas, condiciones similares (trabajo bajo presión o interacción con otra área particular, por ejemplo), disponibilidad. Todas estas condiciones son para evaluar y elegir al más idóneo, no para reconfirmarte que mejor lo sigues haciendo tú.

3. Define los objetivos con claridad

Una vez que sepas qué es lo que vas a delegar, define los objetivos y explícaselos a quien tomará esta tarea. No le digas exactamente qué es lo que tiene que hacer; confía en esa persona (como lo elegiste bien, no tienes por qué preocuparte) para que le ponga su toque personal. Incluso es probable que si le dices exactamente qué tiene que hacer, se sienta limitado, forzado y hasta desmotivado. En cambio, si le dices cuál es el objetivo a cumplir, utilizará su autonomía, creatividad y compromiso para llevar adelante la tarea.

Si aún así quieres tener una participación más profunda, puedes darle algunas sugerencias, o cuáles son las reglas de esta tarea (plazo a cumplir, formatos de entrega, etc) o hasta comentarle cómo lo has hecho tú en el pasado. Pero evita limitar su accionar. Te puedes llegar a sorprender con lo que tu colaborador haga con esta tarea.

4. Evalúa los resultados

Puedes planificar una reunión periódica o puntual para evaluar los resultados de esta tarea, allí tendrás la posibilidad de marcar alguna corrección si es necesario, felicitar a tu colaborador por su autonomía y compromiso (¡no omitas esto!) y ofrecerle nuevas tareas para continuar motivándolo. El colaborador no sólo aprenderá cómo hacer nuevas tareas, sino que también desplegará su creatividad y capacidad para lograrlas (algo que hoy está fuera de su zona de confort) y se sentirá más comprometido con tu gestión como jefe dado que continúas confiando en él para otras tareas y desafiándolo a mejorar.

Una vez que estés acostumbrado a delegar con tareas simples y con varios colaboradores, te darás cuenta que es más sencillo y habrás descubierto tu estrategia personal para delegar más y mejor. Perderás el miedo, optimizarás tu tiempo y a la vez, motivarás a tu equipo de trabajo. Pero recuerda la regla básica: implementa ahora mismo. No esperes una mejor oportunidad, ésta es la mejor que tienes, la que estás viviendo hoy mismo.

La Lic. Gabriela Turiano es coach certificada, experta en liderazgo y consultora en desarrollo personal y profesional. Creadora de  www.CoachingParaTuCarrera.com se dedica a trabajar con líderes, jefes y gerentes que necesitan potenciar su carrera, mejorar su rendimiento y equilibrar su vida personal-profesional. Recibe semanalmente sus estrategias suscribiéndote al newsletter gratis y toma el control de tu negocio y tu carrera.

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