Cómo aprovechar al máximo una reunión

Cómo aprovechar una reunión laboral

A lo largo de nuestra vida laboral nos vemos obligados a asistir a decenas o incluso cientos de reuniones, momentos que se deberían aprovechar al máximo para captar todos los puntos y debatir acerca de los objetivos por los que se ha convocado el encuentro. No obstante, no siempre sabemos cómo sacar todo el jugo de una reunión.

A menudo asistimos con pocas ganas argumentando que perderemos el tiempo, o bien no tenemos la predisposición necesaria como para sacar partido de ese momento de debate e información. Pues bien, aquí te presentamos una serie de consejos para aprovechar al máximo una reunión laboral o académica.

Preparar la reunión a conciencia

Entérate bien qué temas va a tratar la reunión y el objetivo del mismo; acudir a una charla simplemente para calentar la silla es una pérdida de tiempo por ambas partes, así que tómatelo de forma seria. Prepara todo lo que puedas necesitar: bolígrafo, lápiz, libreta, calculadora, botellín de agua, etc., y déjalo listo un día antes de la reunión.

Pese a que la mayoría de reuniones de trabajo no suelen empezar puntualmente, acude entre 5 y 10 minutos antes de la hora prevista para tomar un asiento apropiado, preferiblemente alguno de delante para así escuchar mejor al interlocutor y poder expresar opiniones de forma más directa. Llegar a la cita tarde da una impresión profesional muy pobre.

Tomar notas durante la reunión

Normalmente no alcanza con limitarse a escuchar al locutor o ver las transparencias del Powerpoint; plasma los puntos clave, pensamientos o ideas que te han llamado la atención en una libreta o bloc de notas. No confíes en tu portátil, porque además de ser menos práctico y pesado para tomar apuntes rápidos, cabe la posibilidad de que falle, así que aprovecha el bolígrafo y papel tradicional.

Eliminar distracciones durante la charla

Resulta muy desagradable que durante la reunión te pongas a mandar mensajitos con el móvil, tal como si estuvieras en la calle: apaga el móvil antes de entrar en la reunión, excepto que estés pendiente de un asunto extremadamente importante, en cuyo caso puedes ponerlo en modo vibrador.

Siéntate también de forma correcta, con la espalda erguida, para tratar de prestar atención mejor y aprovechar el tiempo. En este sentido también conviene que hayas descansado lo suficiente la noche anterior; acudir a una reunión con somnolencia es prácticamente tan poco aprovechable como quedarte en casa.

Aprovechar los descansos de las reuniones

Por último, toma ventaja de esos descansos que se suelen dar, aunque sólo sean de 15 minutos. Puedes poner en orden los apuntes que has ido tomando, repasar algunas ideas de tu proyecto laboral, hacer sociales con algunos compañeros y debatir temas que se han tratado hasta el momento, o simplemente desconectarte con la lectura del periódico local. Estos puntos, además de mantenerte entretenido, dan una impresión favorable al resto de participantes.

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