Cómo administrar el tiempo en la oficina

Consejos para administrar mejor el tiempo

Muchos creen que administrar el tiempo es solamente para los ejecutivos que tienen una secretaria o una asistente al lado con una agenda, para marcarles las reuniones o tareas a realizar. Nada más alejado de la realidad. Cualquiera que desee ser organizado, eficaz y no dejar que las horas pasen sin ser productivo, puede poner en práctica sus métodos. Lo primero con lo que hay que contar es la voluntad, nada se puede crear sin ella.

Una vez que se está decidido a dar el gran salto y ser organizado, será vital contar con un planificador diario o semanal. En esta herramienta, que puede ser en forma de agenda, hoja de papel, un calendario, una aplicación móvil o un programa en el ordenador, se colocarán todas aquellas responsabilidades y obligaciones a cumplir.

El siguiente paso es determinar la importancia de cada una de dichas tareas, con el fin de realizar primero las urgentes, luego las destacadas y dejar para el final las que no reviertan premura ni sean vitales realizarlas ese día. Es clave ir tachando aquellas que ya fueron terminadas para no confundirse y para saber qué es lo que resta.

Evitar las tareas que nos distraen

Ser organizado en la oficina también precisa de disciplina. Para ello, saber cuáles son los eventos u objetos que pueden estar "robando" minutos preciosos es vital: debemos pensar en todo lo que no permite adelantar trabajo y causa retrasos y menos productividad. Entre los ejemplos podemos encontrar Internet, las redes sociales, los mensajes de texto, los mails personales, el móvil, las charlas con compañeros, los descansos prolongados, llegar tarde, comer a todas horas, extender la hora del almuerzo, etc.

No hay que dejar de lado las cuestiones internas que también interrumpen la jornada: preocupación por el dinero o los gastos, problemas personales, discusiones con la esposa o el jefe, no estar feliz en el puesto, tener un trabajo que no satisface las expectativas, entre otros.

Entonces, lo importante, una vez que se hayan identificado, es saber cómo dejarlos de lado para ser más eficiente. En el caso de los e-mail, SMS, llamados o charlas, se pueden pautar horarios puntuales para contestar o chequear. También es bueno estar atento a la actividad que se está realizando y olvidar los inconvenientes que aparezcan en la mente.

Una buena organización lleva tiempo y se puede ir consiguiendo de a poco, los réditos comenzarán a llegar por si solos y con paciencia crearemos el hábito para hacerlo sin ningún tipo de esfuerzo.

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